Внутренний аудит как механизм улучшений в системе менеджмента качества

метки: Аудитор, Аудит, Внутренний, Сторона, Организация, Контроль, Предприятие, Процесс

В России термин «аудит качества» вошел в лексику делового сообщества и специалистов сравнительно недавно – с начала 90-х гг. XX в. В это время произошел переход к рыночным отношениям в экономике, что заставило участников рынка по-новому взглянуть на вопросы качества продукции.

Если раньше в условиях административно-планового ведения хозяйства основной задачей предприятий было произвести определенное количество продукции, предусмотренное планом, то в 1990-х гг. переход к рыночной экономике заставил предпринимателей изменить эту позицию. Превалирующей стала задача произвести продукцию требуемого качества , т.е. такую, которая удовлетворяла бы потребности потребителя, а не которую производитель способен произвести.

Поэтому для успешного развития экономики в настоящее время необходимо производить конкурентоспособную продукцию, и одним из ключевых условий конкурентоспособности является качество. Основная задача аудита качества — определить несоответствия СМК с целью выявления и устранения причин, вызвавших эти несоответствия. А это, в свою очередь, приведет к улучшению системы управления и всей деятельности организации.

В рыночной экономике также возрастают задачи повышения прибыльности и мониторинга деятельности фирм. Многие компании страдают от неэффективного использования ресурсов — человеческих, финансовых, материальных, от недостатка информации, необходимой для принятия правильных решений, от недобровольной и преднамеренной предвзятости отчетности, от снижения предвзятости со стороны персонала и руководителей. Эти проблемы можно решить за счет правильной организации внутреннего аудита.

Внутренний аудит СМК — одно из величайших достижений современного менеджмента. Это независимая оценка деятельности, осуществляемой на предприятии, такой как предоставление ему аудиторских услуг, и является неотъемлемой частью управленческого контроля предприятия.

Необходимость существования внутреннего аудита продиктована тем, что собственники и руководители предприятия хотят знать о реальном состоянии дел на нем. Для этого в компаниях создаются специализированные подразделения, сотрудники которых занимаются анализом всех уровней управления, производственных участков, каждого технологического цикла. При этом анализируется рациональность функционирования как системы в целом, так и каждого элемента, выявляется уровень взаимосвязи между ними, слабые места в работе предприятия и даются рекомендации по устранению имеющихся недостатков.

Роль стандартов аудиторской деятельности в обеспечении качества аудита

... в которых проводится аудит. Аудитор, допускающий в своей практике отступления от стандарта, должен быть готов объяснить причину этого. Стандарты играют важную роль в аудите и аудиторской деятельности, поскольку они: обеспечивают высокое качество аудиторской проверки; содействуют внедрению в аудиторскую ...

Работа внутренних аудиторов направлена ​​не только на выявление слабых мест и недостатков, но и на выявление внутренних резервов организации и определение способов их эффективного использования. Аудиторы анализируют соответствие должностных инструкций и внутренних процедур требованиям производственного процесса, проверяют их эффективное выполнение. Во многих случаях основной причиной значительных экономических потерь является четкое или неадекватное распределение ответственности. На крупных предприятиях с различными видами деятельности существует острая необходимость в создании отдела внутреннего аудита. Специалисты службы внутреннего аудита могут быть привлечены в качестве консультантов и экспертов в случае разногласий между головной организацией и компаниями, входящими в ее состав. Внутренние аудиторы могут оказывать консультативную поддержку по текущим регуляторным вопросам, знать законодательство в силу своей профессии, помогать решать эти вопросы быстро и эффективно.

Повышая уровень качества систем менеджмента, управление рисками в хозяйственной деятельности в настоящее время невозможно без организации внутреннего аудита.

Внутренний аудит и оценка его эффективности, совершенствование методологии внутреннего аудита актуально. Этим обусловлен выбор темы аттестационной работы. Объектом исследования которой является – внутренний аудит СМК, а предметом – документируемая процедура «Внутренний аудит», разработанная в Акционерном обществе «Уральское производственное предприятие «Вектор» (далее АО «УПП «Вектор»).

Цель аттестационной работы – выяснить является ли внутренний аудит механизмом улучшения СМК (на примере АО «УПП «Вектор»).

В соответствии со сформулированной целью в итоговой аттестационной работе поставлены следующие задачи:

• раскрыть сущность и особенности внутреннего аудита СМК;
• рассмотреть организацию и порядок проведения внутреннего аудита СМК;
• разработать методологическую инструкцию проведения внутреннего аудита СМК в АО «УПП «Вектор»;
• провести оценку эффективности внутреннего аудита СМК на предприятии.

Теоретическая и методологическая база исследования — структура управления качеством продукции и вопросы внутреннего аудита являются центром внимания многих ученых и исследователей, таких как — Мишин В.М., Сонин А.М., Ефимов В.В., Недбайлюк Б.Е. и др.

Информационной основой для написания итоговой аттестационной работы являются: межгосударственные и государственные стандарты: ГОСТ ИСО 9000-2011, ГОСТ Р ИСО 19011-2012, ГОСТ ИСО 9001-2011 и ГОСТ РВ 0015-002-2012.

При составлении итоговой аттестационной работы используются следующие методы исследования: теоретический и сравнительный анализ.

Работа состоит из введения, трех разделов, заключения, библиографии и приложений.

Разработанные автором методики приняты к рассмотрению руководством ООО «УПП« Вектор.

Раздел 1 Внутренний аудит, как механизм улучшения в СМК

1.1 СМК: от качества продукции к качеству управления

Сегодня «качество» в России становится очевидным для всех понятием. Все больше и больше компаний получают сертификат QMS, и многие другие находятся на разных этапах построения системы. Наличие СМК и сертификата требуется все чаще, и это по отношению к компании означает наведение порядка, дисциплину, наличие контроля процессов, а по отношению к рынку и покупателю — подтверждение доверия и надежности.

Бухгалтерский учет и аудит : Организация бухгалтерского учета ...

Объектом исследования является ООО «Хуторское». Предметом исследования курсовой работы являются особенности организации ведения бухгалтерского учета на малом предприятии. Период исследования – 2007 г. При ... годового баланса. Имущество организации, обязательства и хозяйственные операции для отражения в бухгалтерском учете оцениваются в рублях и копейках, а во внутренней отчетности в денежном ...

Стандарт ГОСТ ISO 9000-2011 дает следующее определение: «СМК — это система менеджмента для лидерства и менеджмента организации в отношении качества». Это способствует улучшению внутрипроизводственных отношений и отношений с потребителем, увеличению заказов на продукцию и, как следствие, достижению большей прибыли. Только с помощью организационных мер, без привлечения инвестиций, можно добиться повышения общего уровня качества продукции.

Внедрение данной системы обеспечивает организацию и потребителей уверенностью в ее способности поставлять продукцию, полностью соответствующую требованиям (см. Рисунок 1).

Рисунок 1 – Мотивация создания и внедрения СМК

Успешные организации постоянно нацелены на улучшение. На рисунке 2 показано, как СМК может стать основой для постоянного улучшения, помогая повысить удовлетворенность как клиентов, так и других заинтересованных сторон.

Эффективность СМК:

• увеличение доверия со стороны заказчика;
• установление точного объёма бумажной работы;
• работа становится планируемой, проверяемой и улучшаемой;
• установление лиц, ответственных за принятие решений;
• снижение затрат на несоответствующую продукцию;
• в итоге – глобальное улучшение качества выпускаемой продукции и усиление конкурентоспособности предприятия.

Рисунок 2. Успех от внедрения СМК

Недостаточное внимание к качеству контроля делает СМК неэффективной, не позволяет получать результаты с оптимальной скоростью и затратами от применяемых методов и стратегий контроля. Улучшение качества менеджмента дает возможность реально улучшить качество в любых его проявлениях, и именно в этой области сегодня сосредоточены самые большие резервы конкурентоспособности [5].

1.2 Понятие и виды аудита качества

Аудит качества

В.В. В своей работе Мишин подробно рассматривает различные определения аудита, как в области управления качеством, так и в области аудита финансовой области.

В.В. Мишин подходит к понятию аудита несколько шире других авторов и предлагает охарактеризовать аудит следующим образом:

• признавать аудит не только предпринимательской деятельностью по независимой проверке, проводимой свободной от проверяемой организации третьей стороной, но и

а) работой некоммерческого вида (проводимой, например, второй стороной ‒ союзами потребителей и т. п.) и

б) работой внутреннего характера (проводимой, в частности, подразделениями и определенными работниками своей организации или от их имени другой организацией, а также работой, осуществляемой непосредственно самими работниками на основе самооценки системы, подсистемы и т. п.);

Организация проведения внутренних аудитов качества

... по аудиту систем менеджмента качества и / или систем экологического менеджмента». Организация проведения внутренних аудитов качества В настоящее время разнообразие систем менеджмента, разработанных в ... независимый аудит (аудит третьей стороной), проводимый агентством, сертифицированным на право проведения аудита качества. Такое агентство называют регистратором. В качестве третьей стороны могут ...

• распространять возможную сферу проверок на весь спектр деятельности предприятия во внешней среде, а не только на бухгалтерский учет и финансовую отчетность или только отдельные подсистемы предприятия (например, только на систему менеджмента качества и/или подсистему управления охраной окружающей среды) [6].

В стандарте ГОСТ Р ИСО 19011-2012 аудит качества подразделяется на внутренний и внешний (см. Рисунок 3).

Внутренний аудит качества

Внешний аудит качества проводится в тех же целях, но уже независимыми организациями, проводящей аудит качества, он делится на три вида:

• аудит первой степени;
• аудит второй стороной;
• аудит третьей стороной.

Рисунок 3. Виды аудитов качества

Рассмотрим виды аудита качества подробнее:

Аудит первой стороной ‒ это внутренний аудит. Организация проводит этот аудит своим собственным персоналом с опытом аудитора по качеству. Аудиторы-специалисты из других организаций могут быть привлечены для проведения внутреннего аудита, но в этом случае они будут действовать от имени первой стороны, в ее интересах, и все аудиторские материалы также будут принадлежать первой стороне.

Аудит второй стороной ‒ это вид внешнего аудита, проверка, которую проводит организация-потребитель у своего поставщика. Сущность этого аудита заключается в том, что потребитель, т.е. вторая сторона, имеет намерения убедиться, что у ее поставщика (первой стороны) функционирует СМК и процессы, обеспечивающие поставку продукции в соответствии с обязательными требованиями к продукции и требованиями потребителя. Требования потребителя могут касаться не только качества продукции, но и ее количества, упаковки, транспортировки, сроков поставки и т.п. Вторая сторона может проводить эти проверки при заключении договоров на поставку продукции.

Аудиторы из других организаций также могут быть привлечены для аудита второй стороной, действуя в интересах приглашающей стороны. Квалификация и профессионализм аудиторов играют важную роль во втором аудите, поскольку информация, полученная по результатам аудита, может повлиять на принятие деловых решений, важных для обеих сторон.

Аудит третьей стороной ‒ это также вид внешнего аудита. Как правило, это проверки, которые проводятся у поставщика или производителя продуктов или услуг с целью сертификации систем менеджмента или наблюдения за сертифицированной системой менеджмента. Такие аудиты проводят органы, аккредитованные для проведения работ по подтверждению соответствия систем менеджмента [8].

Термины и определения, которые применяются при аудитах качества

Рассмотрим некоторые термины, приведенные в стандарте ГОСТ Р ИСО 19011-2012.

Аудит (проверка), Программа аудита, План аудита, Свидетельство аудита, Критерии аудита –, Выводы (наблюдения) аудита

Примечание: выводы аудита могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита или на возможность улучшениям системы менеджмента.

Особенности организации и проведения внутреннего аудита в бюджетных организациях

... данного реферата использовались различные источники литературы: учебные пособия по аудиту, нормативные документы, Гражданский и Налоговый Кодекс РФ и др. 1. Особенности организации и проведения внутреннего аудита в бюджетных организациях внутренний аудит бюджетный организация Содержание аудита, его сходство ...

Заключение по результатам аудита, Заказчик аудита

Примечание: в случае внутреннего аудита заказчиком аудита может быть проверяемая организация или лицо, от­ветственное за управление программой аудита.

Проверяемая организация, Аудитор (эксперт), Группа по аудиту

Примечания:

1) Один из аудиторов в группе по аудиту, как правило, назначается руководителем группы.

2) Группа по аудиту может включать стажеров и, в случае необходимости, технических экспертов.

Технический эксперт

Примечания:

1) Специальные знания или опыт включают в себя знания или опыт, относящиеся к организации, процессу или деятельности, подвергаемым аудиту, а также знание языка и культуры страны, в которой проводится аудит.

2) Технический эксперт не имеет полномочий аудитора в группе по аудиту.

Область аудита

Примечание: область аудита обычно включает местонахождение, организационную структуру, виды деятельности и процессов, а также охватываемый период времени.

Компетентность

Приведем некоторые термины из стандарта ГОСТ ISO 9001-2011.

Качество — степень соответствия совокупности присущих характеристик требованиям.

Требование, Менеджмент качества

Запись – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.

Соответствие –, Несоответствие –, Корректирующее действие, Предупреждающее действие

Примечания:

• Несоответствия может иметь несколько причин.
• Корректирующие действия предпринимаются, чтобы предотвратить возникновение события, в то время как предупреждающие действия предпринимаются, чтобы предотвратить возникновение события.

Верификация, Валидация, Высшее руководство

1.3 Сущность и особенности внутреннего аудита СМК

В последние годы в России наблюдается устойчивый рост интереса к внутреннему аудиту. Сегодня службы внутреннего аудита существуют в большинстве крупных и многих средних компаний. Многие руководители компаний, где таких подразделений еще нет, задумываются о их создании.

На наш взгляд, интерес к внутреннему аудиту обусловлен рядом факторов. Во-первых, это желание и острая потребность владельцев и менеджмента в оптимизации бизнес-процессов в компании, что во многих случаях может привести к очень ощутимой экономии затрат. Во-вторых, это потребность совета директоров или другого надзорного органа в независимом и объективном источнике информации о состоянии дел в компании. В-третьих, что особенно важно для развивающихся рынков, в частности для России, наличие в компании внутреннего аудита является актуальным для собственников компаний, которые передают бразды правления в руки профессиональных управленцев, но при этом стараются «держать руку на пульсе».

В современной российской специализированной аудиторской литературе отсутствуют достаточно глубокие теоретические исследования внутреннего аудита. Следует отметить, что в настоящее время нет однозначного определения внутреннего аудита. Международный институт внутреннего аудитора определяет внутренний аудит как деятельность по предоставлению независимых и объективных гарантий и рекомендаций, направленных на улучшение результатов деятельности организации. Внутренний аудит помогает организации достичь своих целей, применяя систематический и последовательный подход к оценке и повышению эффективности процессов управления рисками, контроля и руководства.

Аудит и консалтинг: проблемы и перспективы

... объективные причины. Это напрямую касается и российского аудита и консалтинга. 1. Понятие о консалтинге и аудите Существует много определений термину «консалтинг». Не вдаваясь в теоретические споры, ... будет закупаться потребителем.6. Консультанты по организации производства решают задачи, связанные с инжинирингом, аудитом и контролем качества и т.д.7. Консультанты по информационным технологиям ...

Данное определение охватывает основные характеристики внутреннего аудита:

1. Независимость и объективность. Профессия внутреннего аудитора основана на этих двух фундаментальных качествах. Под независимостью понимается организационная независимость, которая во многом определяется уровнем подчиненности функции внутреннего аудита в компании. Объективность относится к индивидуальным качествам внутреннего аудитора, то есть к тому, насколько беспристрастен аудитор в своих оценках и выводах. Внутренний аудит как важнейший элемент системы правления компанией. В последние годы в России наблюдается устойчивый рост интереса к внутреннему аудиту. Многие руководители компаний, где таких подразделений еще нет, задумываются о их создании.
2. Совершенствование деятельности организации. Главное в деятельности внутреннего аудита ‒ это увидеть и оценить риски, слабые стороны в работе организации и дать рекомендации, направленные на снижение уровня риска и повышение эффективности систем и процессов.
3. Предоставление гарантий и консультаций заказчикам (клиентам) внутреннего аудита. Предоставление гарантий, в данном случае, есть объективный анализ аудиторских доказательств с целью осуществления независимой оценки и выражения мнения о достоверности информации и эффективности систем и процессов. Основное отличие консультирования от предоставления гарантий заключается в том, что в первом случае характер, объем работы и форму отчетности определяет клиент, а во втором ‒ сам аудитор по согласованию с заказчиком [7].

Внутренний аудит обеспечивает руководство организации информацией: об эффективности и продуктивности всей системы менеджмента, является ли их политика удовлетворительной или нет; и какие изменения нужны. Значимость результатов внутренних аудитов также в том, что они дают полезную информацию независимым экспертам при проведении внешнего аудита (сертификации).

Основными преимуществами внутренних проверок перед внешними являются:

• знание внутренними аудиторами особенностей организации;
• отсутствие предубежденного отношения сотрудников проверяемых подразделений к внутренним аудиторам, которые не воспринимаются как посторонние для организации лица;
• отсутствие дефицита времени при аудите, ограничивающем возможности более детального изучения проверяемого подразделения;
• сравнительно незначительные затраты на проведение внутреннего аудита.

Современные системы качества должны действенно реагировать на изменения, внутренние и внешние. Внутренний аудит может гарантировать их реакцию на эти изменения, т. к. без постоянного наблюдения система менеджмента теряет свое значение, действенность и способность изменять организацию к лучшему.

Развитие аудита в Англии

... аудиторов, которые вскоре создали свою профессиональную организацию, а в 1822 году их было уже семьдесят три. Официальной датой рождения аудита принято считать 1844 год, когда в Англии ... членом совета и, следовательно, был предшественником современного внутреннего аудитора. Оба типа аудита, практиковавшиеся в Великобритании вплоть до XIII века, в первую очередь были направлены на обеспечение ...

1.4 Цели и задачи внутреннего аудита СМК

Целями внутреннего аудита являются:

1. Оценить адекватность и эффективность мероприятий по качеству внутри организации путем сбора и использования объективных доказательств.
2. Определить и зарегистрировать примеры несоответствий мероприятий по качеству и указать, если это возможно, причины.

Аудит можно определить, как действия по сбору информации, позволяющей оценить потребность в улучшении или корректирующих действиях. Это не инспекция, не определение виновника, и это должен помнить аудитор и объяснять тем, кого он проверяет. Деятельность внутренних аудиторов для органов управления организацией имеет информационное и консультационное значение.

Внутренний аудит, как постоянная деятельность в СМК позволяет организации решать следующие задачи:

• подтверждение соответствия деятельности и ее результатов в СМК установленным требованиям;
• подтверждение достижения целей в области качества;
• подтверждение выполнения регламентирующих, законодательных, контрактных требований;
• анализ и устранение причин выявленных несоответствий;
• предотвращение появления проблем качества;
• подтверждение устранения несоответствий и выполнения корректирующих действий;
• оценка эффективности функционирующей системы менеджмента;
• установление степени понимания персоналом целей, задач и требований, установленных документами системы менеджмента;
• обеспечение уверенности руководству и потребителю;
• обеспечение отслеживания бизнес-процессов;
• выявление возможности улучшений [8].

1.5 Принципы внутреннего аудита СМК

Процесс проведения аудита основан на соблюдении нескольких принципов. Эти принципы позволяют сделать аудит результативным и надежным инструментом поддержания политики руководства и управления, обеспечивая получение информации, на основе которой организация может улучшать характеристики своей деятельности. Соблюдение этих принципов является необходимым условием для предоставления объективных и достаточных заключений по результатам аудита и позволяет аудиторам, работающим независимо друг от друга, приходить к аналогичным заключениям при одних и тех же обстоятельствах [8].

ГОСТ Р ИСО 19011-2012 выделяет следующие принципы проведения аудита:

• 1) Этичность поведения – основа профессионализма. Существенными при аудите являются ответственность, неподкупность, умение хранить тайну и осмотрительность аудиторов.
• 2) Беспристрастность — обязательство предоставлять правдивые и точные отчеты. Этот принцип требует от аудиторов правдиво и точно отражать в выводах аудита, в заключениях по его результатам и записях всю деятельность по аудиту. Если в ходе аудита возникают какие-то разногласия между аудиторской группой и проверяемой организацией, то их необходимо разрешать в процессе работы. В случае если это невозможно, разногласия отражают в отчетах или актах по итогам аудита.
• 3) Профессиональная осмотрительность – прилежание и умение принимать правильные решения при проведении аудита. Аудитор обя­зан с должным вниманием относиться к выполнению задачи, постав­ленной заказчиком аудита, оправдывая доверие со стороны заказчика и других заинтересованных сторон. В правильной расстановке при­оритетов при проведении аудита важную роль играет компетентность аудитора и его опыт работы.
• 4) Конфиденциальность – сохранность информации. Аудиторы должны проявлять осмотрительность при использовании и обеспечении защиты и сохранности информации, полученной ими при проведении аудита. Информация, полученная при проведении аудита, не должна использоваться ненадлежащим образом для получения личной выгоды аудитором или заказчиком аудита, или способом, наносящим ущерб законным интересам проверяемой организации. Соблюдение этого принципа включает в себя надлежащее обращение с конфиденциальной или классифицированной информацией.
• 5) Независимость – основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита. Аудитор должен быть независимым от проверяемого субъекта и от конфликтов интересов сторон. Важно, чтобы аудитор сохранял объективность в течение всей проверки и убедил стороны в том, что выводы и заключения по результатам аудита основываются на свидетельствах аудита.
• 6) Подход, основанный на свидетельстве — разумная основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита в процессе систематического аудита. Поскольку процесс аудита ограничен во времени, а также из-за нехватки ресурсов аудитор, как правило, не имеет возможности провести полную, 100%-ную проверку объекта аудита. Таким образом, свидетельства аудита основываются на выборках имеющейся информации, аудитор проверяет только части элементов объекта и делает выводы, касающиеся всей генеральной совокупности. Например, при проверке контрактов на закупку сырья или при проверке качества продукции аудитор делает выборку из всей генеральной совокупности контрактов или единиц продукции соответ­ственно. Результаты заключений на основе выборок имеют элементы риска, и здесь важно доверие сторон к заключениям по результатам аудита.

Принципы проведения аудита делают аудит результативным и надежным методом поддержания политики руководства и контроля, обеспечивая информацией, на основе которой организация может улучшать свои характеристики, а также являются предпосылкой для объективных заключений по результатам аудита.

Аудит финансовых результатов

... и товаров, выполнение работ, оказание услуг. Финансовый результат от продажи продукции (работ, услуг) формируется на счете 90 "Продажи"". Этот счет предназначен для обобщения информации о доходах и ... доходов и расходов; 4) отнесение доходов и расходов к отчетным периодам, за которые определяется финансовый результат. Финансовый результат представляет собой прибыль или убыток. Согласно п.79 Положения ...

1 3