Организация электронного документооборота в налоговой сфере

метки: Электронный, Налоговый, Документ, Отчетность, Налогоплательщик, Информация, Представление, Соответствие

Понятие «документооборот» и сам термин возник в офисной работе в 1920-х годах.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот предназначен для информационного обеспечения деятельности системы менеджмента, ее документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота являются:

• оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
• максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
• порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Но тема организации работы с документами в современных условиях сейчас очень актуальна, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации. В условиях рыночной экономики и роста конкурентной борьбы ошибки в деятельности любой экономической системы (предприятия, фирмы или корпорации) могут существенно сказаться на финансовых результатах ее деятельности и даже привести к банкротству.

Это вызывает необходимость повышения эффективности управления путем принятия оптимальных стратегических и операционных управленческих решений и совершенствования технологий управления.

Постоянно развивающийся технический прогресс — неотъемлемая часть любой сферы деятельности человека. В наше время бизнес постепенно отказывается от бумажных носителей. Работа интернет-сервисов становится все более детальной, что упрощает прием и передачу отчетов в налоговой сфере.

Документооборот налоговых органов основывается на законодательных, нормативных и методических актах Российской Федерации по вопросам документирования и работы с документами, в частности в федеральных органах исполнительной власти. Одними из основных документов, регулирующих организацию документооборота в налоговых органах, являются Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, и Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, зарегистрирована в Минюсте РФ 27.01. 2006 № 7418.

Организация документооборота на предприятии

... на хранение в архив. Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними. Рис. 2. Документооборот на предприятии Организация документооборота ... процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и ...

В настоящее время у налоговых органов смешанный документооборот. Это означает, что в каждом налоговом органе есть отдел, отвечающий за делопроизводство, где принимаются и обрабатываются документы организации, что уж говорить о централизации документооборота. И в то же время документооборот осуществляется децентрализовано, т.е. часть документов поступает и обрабатывается в налоговом органе, минуя отдел ДОУ и попадая сразу в отделы, ответственные за данные документы. Примером может служить кадровая или финансовая документация, получаемая и обрабатываемая непосредственно соответствующими отделами.

В настоящее время широко внедрена в практику деятельности налоговых органов система электронного документооборота (СЭД), позволяющая обеспечить сокращение трудозатрат и времени на обработку и подготовку документов, принятие управленческих решений; повысить уровень исполнительской дисциплины и упростить механизм ее контроля; обеспечить оперативность (соблюдение установленных законодательством сроков) предоставления услуг населению; ускорить взаимодействие с подведомственными организациями, иными органами власти, подразделениями, расположенными в других городах или отдаленных офисах; обеспечить открытость и доступность информации о деятельности налоговых органов, а также предоставляемых ими услугах; снизить расходы на обеспечение взаимодействия между налоговыми органами и населением.

электронный документооборот налоговый учет

1 . Основы электронного документооборота

1. 1 Этапы развития электронного документооборота

Как было сказано выше, понятие и сам термин «документооборот» появился в 20-е годы прошлого века. Но в последующие годы развитие уже электронного документооборота упало.

Конец 60-х и начало 70-х годов характеризовались использованием компьютеров для автоматизации в основном процедуры проверки оформления документов, составления регистрационных форм и ведения реестра электронных карт. Позже, в конце 1970-х — начале 1980-х, в таких системах начали использовать электронную почту с редактором документов, что позволило создавать и отправлять электронные документы по почте.

Середина 80-х отмечена появлением систем, автоматизирующих хранение электронных документов, в которых бумажные документы сканировались с помощью специальных устройств, и пользователи имели дело уже с их цифровыми копиями, которые гораздо более доступны и удобны в хранении и использовании.

Это позволило в конце 80-х создать документооборот, который можно было выразить словами: «docflow = работа с образами документов + маршрутизация», что позволило сказать, что управление и контроль операций и работ, связанных (инициируемых) с документами, — основополагающая задача процесса увеличения производительности и снижения затрат на управление.

Системы работы с образами документов, реализовав преобразование бумажных документов в цифровую форму, сделали доступ к информации значительно эффективнее, к тому же пользователи получили набор инструментов для настраиваемой маршрутизации и управления изображениями и другой информацией.

Документооборот в бухгалтерии

... расходные кассовые ордера являются первичными документами. К таким документам могут относиться договоры, контракты, акты. Цель курсовой работы: исследовать основные этапы документооборота в бухгалтерском и налоговом учете; изучить документооборот на примере предприятия ОАО «Магнит». ...

Это значительно упростило получение статистической информации о проделанной работе, а также автоматизировало стандартные задачи сотрудников. В корпоративной клиент-серверной среде продукты этого класса позволяют организовать стандартную обработку больших объемов изображений документов.

В начале 90-х для всех типов экономических систем ответственное выполнение всеми сотрудниками порученных работ выходит на первый план, поэтому старая технология автоматизации документооборота становится недостаточной, в силу чего появляется новая технология: «workflow = работа + управление потоками работ».

1.2 Система электронного документооборота (СЭД), Основными задачами внедрения СЭД являются:

• эффективное управление документопотоками на предприятии;
• централизованное хранение документов;
• повышение контроля исполнения работ по документам;
• увеличение продуктивности работы сотрудников;
• облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений;
• информационная безопасность предприятия.

Внедрение корпоративной СЭД дает организациям два типа преимуществ: тактические и стратегические.

1. Тактические преимущества внедрения СЭД в основном связаны с экономией средств. Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же документов.

Итак, автоматизация электронного документооборота дает организациям следующие тактические преимущества:

• физическое освобождение места;
• уменьшение затрат на копирование;
• уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде;
• уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование;
• уменьшение затрат на бумагу;

-повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по другому.

2. Стратегические преимущества внедрения СЭД включают преимущества, связанные с улучшением ключевых бизнес-процессов. И это связано с увеличением оборота или прибыли, если мы говорим о коммерческих структурах, или с улучшением работы, принятия решений, обслуживания, если мы говорим, например, о государственных органах. По самой своей природе эти преимущества труднее измерить.

Итак, внедрение электронного документооборота дает следующие стратегические преимущества:

— появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);

• значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);

— повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;

— повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;

• улучшение контроля за исполнением документов.

Главный результат автоматизации документооборота — навести порядок в работе с документами, существенно оптимизировать бизнес-процессы, сократить время на принятие управленческих решений и повысить эффективность работы организации в целом.

Схема документооборота в коммерческом банке

... управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота в ОАО «Банк Капитал» являются: оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени; максимальное сокращение инстанций прохождения ...

После внедрения СЭД менеджмент компании получает эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях.

1.3 Система электронного документооборота в налоговых органах

С развитием информационных технологий аккумуляция, последующее хранение, а также обмен информацией в органах государственной власти все чаще стали осуществляться в электронной форме отображения, не являются исключением и налоговые органы Российской Федерации, в которых переход на электронный документооборот начался примерно с 2001 года.

Внедрение системы электронного документооборота и автоматизация процессов обработки информации в налоговых органов происходит по двум основным направлениям:

1. совершенствование системы электронного документооборота между налоговыми органами и налогоплательщиками;

2. совершенствование электронного документооборота, осуществляемого при внутрисистемном обмене информацией, как между структурными подразделениями налоговых органов, так и между иными государственными органами или лицами обязанными предоставлять информацию в порядке выполнения обязанностей, установленных статьей 85 НК РФ, и налоговыми органами.

Введение первого из этих показателей играет особую роль, поскольку служит основой для формирования информационных ресурсов налоговых органов, используемых при организации электронного управления внутрисистемными документами. Законодательная база для развития этого сектора была заложена в 2002 году путем внесения ряда поправок в правовые акты, регулирующие этот сектор.

Применение системы электронного документооборота при представлении налогоплательщиками налоговой и бухгалтерской отчетности позволило реализовать ряд преимуществ: экономия времени налогоплательщика при исполнении обязанностей по уплате налогов и сборов, избежание технических ошибок при вводе данных, возможность оперативно получать информацию об обновлении форм отчетности, обеспечение конфиденциальности и достоверности переданной информации.

Однако наряду с указанными преимуществами внедрение данного направления системы электронного документооборота в налоговых органах испытывает в настоящее время и определенности трудности, которые объясняются непродуманностью общей концепции ее внедрения, а также отсутствием правового регулирования отдельных областей.

Итак, отличительной особенностью реализации подобной передачи сведений является использование открытых каналов связи, что приводит к необходимости использования средств шифрования с гарантированной стойкостью (сертифицированных) наряду со средствами электронной цифровой подписи. Однако ввиду значительных затрат на оборудование и программное обеспечение, а также на оплату труда специалистов, предоставляющих указанную систему, использование электронной системы отчетности затруднено для малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей.

Для них необходимо разработать специальные схемы по привлечению специализированных фирм, оказывающих комплексные бухгалтерские услуги, подготовку и отчетность в налоговые органы.

Налоговая система РФ и перспективы её развития

... второй главе дипломной работы проводится анализ проблем функционирования налоговой системы РФ. В третьей главе на основе проведенного исследования рассматриваются перспективы развития налоговой системы РФ. 1.1 Понятие, принципы построения и основные функции налоговой системы ...

В качестве еще одной особенности указанной системы электронного документооборота следует также указать трех субъектную модель информационного взаимодействия, поскольку участвующие, в системе хозяйствующие субъекты и налоговые органы вступают между собой в определенные законодательством правовые отношения. Это необходимо, в частности, для разрешения потенциальных конфликтов, связанных с подтверждением отчетной даты.

1.4 Термины и сокращения понятий связанных с налоговым учетом

В настоящих Методических рекомендациях по организации электронного документооборота при представлении налогоплательщиками налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи приняты (устанавливаются) следующие термины и сокращения:

• Налогоплательщик — налогоплательщики, налогоплательщики, налоговые агенты.

• Представитель — физическое или юридическое лицо, уполномоченное налогоплательщиком представлять его интересы в отношениях, регулируемых законодательством Российской Федерации о налогах и сборах.

— Информационное сообщение о доверенности — формируемый уполномоченным представителем налогоплательщика для налогового органа электронный документ, содержащий данные о реквизитах доверенности, выданной налогоплательщиком (представителем) уполномоченному представителю.

— Подтверждение даты отправки — формируемый специализированным оператором связи (далее — спецоператор) или налоговым органом электронный документ, содержащий данные о дате и времени отправки налогоплательщиком (представителем) налоговой декларации (расчета) и документа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

— Квитанция о приеме — формируемый налоговым органом электронный документ, подтверждающий факт приема представленной налогоплательщиком (представителем) налоговой декларации (расчета).

Форма документа утверждена приказом ФНС России от 28.02.2009 № ММ-7-6/85.

— Уведомление об отказе — формируемый налоговым органом электронный документ, подтверждающий факт отказа в приеме представленной налогоплательщиком (представителем) налоговой декларации (расчета) с указанием причин отказа. Форма документа утверждена приказом ФНС России от 28.02.2009 № ММ-7-6/85.

— Уведомление об уточнении — формируемый налоговым органом электронный документ, подтверждающий факт приема налоговой декларации (расчета) содержащей ошибки, с указанием таких ошибок, а также содержащий сообщение о необходимости представления пояснений или внесения соответствующих исправлений.

• Извещение о вводе — формируемый налоговым органом для налогоплательщика (представителя) электронный документ, подтверждающий факт переноса данных представленной налоговой декларации (расчета) в информационные ресурсы налогового органа.

• Уведомление о получении: электронный документ, созданный получателем для отправителя, информирующий отправителя о получении электронного документа.

— Сообщение об ошибке — формируемый получателем для отправителя электронный документ (без вложений), информирующий отправителя о получении электронного документа, содержащего ошибки, или о невозможности его расшифровывания. Текст, содержащий информацию об ошибке, содержится в теле сообщения.

Порядок составления и представления бухгалтерской и налоговой отчетности

... и произведенных расходах, источниках доходов, налоговых льготах и исчисленной сумме налога и (или) другие данные, связанные с исчислением и уплатой налога. Целью курсовой работы является определение правил и порядка составления и представления бухгалтерской и налоговой отчетности. ...

• Участники информационного взаимодействия — налогоплательщики (представители), налоговые органы, специализированные операторы связи.

• Приемный комплекс налогового органа — специализированный программный комплекс, используемый на стороне налогового органа для ведения электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи (далее — ТКС).

• Программный комплекс налогового органа — это специализированный программный комплекс, используемый налоговыми органами для целей налогового администрирования.

• Электронный документ: документ, представленный в электронном виде, в соответствии с требованиями к формату данного типа документа.

2 . Процесс подготовки налоговой отчетности через интернет

2 .1 Электронный документооборот налоговых расчетов

2 .1.1 Общие положения

Настоящие Методические рекомендации по организации электронного документооборота при представлении налогоплательщиками налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (далее — Методические рекомендации) разработаны в целях реализации порядка представления налоговой декларации (расчета) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в соответствии со статьей 80 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Налоговый кодекс) и приказа Министерства финансов Российской Федерации от 18.01.2008 № 9н «Об утверждении Административного регламента Федеральной налоговой службы по исполнению государственной функции по бесплатному информированию (в том числе в письменной форме) налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов о действующих налогах и сборах, законодательстве о налогах и сборах и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов и сборов, правах и обязанностях налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, а также представлению форм налоговых деклараций (расчетов) и разъяснению порядка их заполнения».

Настоящие Методические рекомендации определяют последовательность электронного документооборота с электронной цифровой подписью (далее — ЭЦП) при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по ТКС, перечень обязательных функций и периодичность их выполнения для каждого участника взаимодействия, которые должны быть реализованы в соответствующих программных продуктах, а также требования:

• к временным характеристикам выполнения функций;
• к программным продуктам, применяемым участниками взаимодействия при электронном документообороте в части программного модуля, осуществляющего контроль представленных налогоплательщиками документов на соответствие требованиям, установленным законодательством о налогах и сборах;
• к взаимодействию при нештатных ситуациях.

Средства криптографической защиты, используемые при взаимодействии информации, должны быть сертифицированы в соответствии с законодательством Российской Федерации и быть совместимы с аналогичными средствами, используемыми Федеральной налоговой службой.

Налоговая декларация

... Налоговая декларация (расчет) представляется в установленные законодательством о налогах и сборах сроки. 2.2 Отчетность в электронном виде При принятии налоговых деклараций в электронном виде ... Итак, принятие налоговых деклараций от налогоплательщиков (их представителей) производится работниками отдела работы с налогоплательщиками. Датой представления налоговых деклараций отчетности считается дата ...

В процессе электронного документооборота стороны обмениваются следующими электронными документами:

• налоговая декларация (расчет);
• информационное сообщение о доверенности;
• квитанция о приеме;
• уведомление об отказе;
• извещение о вводе;
• подтверждение даты отправки электронного документа;
• уведомление об уточнении;
• извещение о получении;
• сообщение об ошибке.

2 .1.2 Налоговые декларации в электронном виде: решения и перспективы

Максимальная автоматизация налоговых процессов стала не только насущной необходимостью, но и предпосылкой успешной реализации налоговой реформы.

Сотрудники налоговых органов — одни из первых осознавшие необходимость внедрения современных технологий — в настоящее время располагают развитой автоматизированной системой, включая как федеральный, так и региональные, а главное, местные уровни управления, что позволяет эффективно обрабатывать постоянно возрастающий объем информации.

С принятием поправок к ст. 80 Налогового кодекса Российской Федерации налогоплательщик вправе выбирать: подавать отчетность в электронном виде по каналу связи или по-прежнему стоять в очереди в налоговой инспекции.

Следует помнить, что системы коммуникации предполагают единый подход к процедуре отчетности и строгое соблюдение правил, которые ее описывают.

Даже небольшое отклонение приведет к тому, что части информационного взаимодействия перестанут понимать друг друга и, следовательно, никакого «взаимодействия не произойдет. Конфликт между налогоплательщиком и налоговыми органами может возникнуть в случае ошибки при ручном вводе информации в его системы обработки, которые распределяются в каждом налоговом органе, независимо от уровня.

И это происходит тогда, когда использование информационных технологий для автоматизации управления производством и бухгалтерской деятельности уже стало массовым явлением. Бурно развивается сфера телекоммуникационных услуг и Интернет.

А в налоговых органах, как отмечалось выше, за последние годы значительно вырос уровень компьютеризации. В связи с этим вполне закономерны многочисленные попытки применить современные технологии для формирования и сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности в налоговые органы.

Достижения в области информационных технологий и телекоммуникаций создают технические предпосылки для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронному. Однако реализации этих возможностей долгое время препятствовало отсутствие надежной правовой базы.

Начало 2002 года ознаменовалось событиями, которые существенно изменили ситуацию.

Принят Федеральный закон от 10.01.2002 N1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», что, безусловно, дает мощный импульс широкому внедрению электронного документооборота во всех сферах деятельности, в том числе и в сфере государственного управления.

Следует отметить, что сначала МНС России не поддавалось соблазну поспешных решений, а проделало большую подготовительную работу. Фактически, при подаче налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде очень важно гарантировать юридическую значимость представленных документов и гарантировать конфиденциальность передаваемых таким образом данных.

С 1999 года Налоговый кодекс предусматривает возможность подачи жалоб на доходы физических лиц на магнитных носителях. Также для компаний с численностью сотрудников более 10 человек данная форма отчетности является обязательной.

На сегодняшний день примерно 95 процентов свидетельств работодателя об этом виде налога хранятся на магнитных носителях. При этом данные на бумажном носителе представлять необязательно. Юридическая значимость предоставленных данных подтверждается соответствующими бумажными реестрами, в которых указано, какие виды отчетов и за какой период представлены на магнитных носителях.

Во многих регионах также проводились эксперименты по получению налоговых деклараций и финансовой отчетности на магнитных носителях. Как правило, в предлагаемых для этого технологиях магнитный носитель только дублирует данные на бумаге, что позволяет несколько сократить время приема и обработки данных, но существенно не решает проблему. Между тем, как налогоплательщики, так и налоговики неоднократно выражали желание перейти на технологии бесконтактной и безбумажной отчетности.

В некоторых регионах ведутся эксперименты по развитию технологии отправки отчетов по каналам связи, в том числе с использованием Интернета, в ходе которых опробованы различные решения.

Результаты экспериментов внимательно изучались. Тщательно анализировался и зарубежный опыт. Все это позволило сделать вывод не только о принципиальной возможности перехода на безбумажные и бесконтактные методы представления отчетности, но и о реальности такого перехода в самой ближайшей перспективе, что нашло свое отражение в вышеупомянутых изменениях, внесенных в Налоговый кодекс.

Однако не следует думать, что с 1 февраля 2002 года (именно тогда изменения вступили в силу) любой налогоплательщик может произвольно подготовить налоговую декларацию в электронном виде и принести ее в налоговую инспекцию на магнитном носителе или передать по обычной электронной почте, установленной на его компьютере.

Как определено в новой редакции ст. 80 НК РФ, порядок представления налоговой декларации в электронном виде определяется МНС России.

электронный документооборот налоговый декларация

2 .1.3 Порядок представления сведений на электронных носителях

Сведения на электронных носителях представляются в налоговый орган налоговыми агентами лично, через представителя, либо направляются в виде почтового отправления с описью вложения, в виде файла (файлов) утвержденного формата Сведений в электронном виде за соответствующий налоговый период (далее — формат) на дискетах 3,5 , дисках CD, DVD, устройствах flash-памяти, с сопроводительными Реестрами сведений о доходах физических лиц за 20___год (далее — Реестр) (приложение N 1 к настоящему Порядку) на бумажном носителе в двух экземплярах на каждый файл.

Прием Сведений на электронных носителях производится должностным лицом налогового органа, уполномоченным принимать такую информацию, в присутствии налогового агента или представителя налогового агента, если Сведения были представлены лично, либо через представителя налогового агента.

Количество сведений, предоставляемых налоговым агентом в налоговый орган в файле, не должно превышать 3000 документов. Если количество Информации превышает 3000 документов, налоговый агент формирует несколько файлов.

В одном сформированном файле должны содержаться Сведения с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН налогового агента, КПП (для организации), ОКАТО, отчетный год, признак представленных Сведений.

При приеме Сведений, поступивших на электронных носителях, допускается корректировка адреса в соответствии с используемым справочником адресов (КЛАДР).

Представленными считаются Сведения, прошедшие форматный контроль.

Результаты форматного контроля файла со Сведениями отражаются в «Протоколе приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год в электронном виде» (приложение N 2 к настоящему Порядку).

«Протокол приема сведений о доходах физических лиц за 20__год в электронном виде» оформляется в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются налоговым агентом или представителем налогового агента, если действия совершаются в присутствии налогового агента или представителя налогового агента, а также должностным лицом налогового органа.

Список исправлений, внесенных в адресные элементы, формируется в том же протоколе.

По одному экземпляру Реестра и «Протокола приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год в электронном виде» выдаются налоговому агенту или представителю налогового агента на руки, если действия осуществляются в присутствии налогового агента или представителя налогового агента, либо направляются по почте, а вторые экземпляры остаются в налоговом органе.

В случае, когда информация сформирована на электронном носителе не в соответствии с требованиями к формату, электронный носитель возвращается налоговому агенту или представителю налогового агента вместе с «Протоколом приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год в электронном виде», содержащем описание ошибок форматного контроля, для повторной подготовки данных.

2 .1.4 Требования к хранению электронных документов

Электронные документы, отправленные и полученные с ЭЦП, подлежат хранению в архиве электронных документов вместе с соответствующими открытыми сертификатами ключей электронной подписи.

Электронные документы, перечисленные в пункте 2.4 настоящего документа, за исключением извещений о получении и сообщений об ошибке, хранятся в хранилище электронных документов в сроки, установленные нормативными правовыми актами и приказами ФНС России.

Уведомления о получении и сообщения об ошибках хранятся в памяти электронного документа не менее шести месяцев после завершения процедуры рабочего процесса.

Программные средства информационного взаимодействия участников обеспечивают поиск, просмотр, сохранение в файл и печать электронных документов из хранилища электронных документов.

Программные средства участников информационного взаимодействия обеспечивают выгрузку на внешние носители электронных документов из хранилища в соответствии с заданными параметрами выборки электронных документов

2.2 Электронная отчетность в налоговую

Отчетность через Интернет стала возможна после принятия федерального закона № 1-ФЗ от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи», согласно которому отправка отчетности происходит непосредственно с рабочего места плательщика и не требует дублирования на бумаге.

Электронная отчетность в налоговую позволяет избавиться от человеческого фактора, когда он мешает осуществлению бизнес процессов:

• Электронные документы практически невозможно неправильно ввести в учетную систему;
• Не нужно тратить дополнительные усилия на обработку электронных документов, вследствие того, что практически все процессы осуществляются автоматически;
• Подписание деклараций осуществляется с помощью специальной электронной подписи, которую очень сложно подделать или изменить.

Для передачи электронной налоговой отчетности, а также для грамотной организации документооборота и внутренней отчетности используется система Sphere — Reporting через Интернет.

Налоговая отчетность через интернет позволяет передавать информацию между двумя компьютерами (компьютером сотрудника и компьютером бухгалтера), представленную в цифровом виде, без искажений. Развитая система такого типа делает процесс налоговой и бухгалтерской отчетности более мобильным и эффективным, это технология будущего.

отчеты могут передаваться через Интернет с одного компьютера от имени нескольких налогоплательщиков.

2.2.1 Форматы налоговой и бухгалтерской отчетности, принимаемые в электронном виде

Согласно положениям Налогового кодекса Российской Федерации формы налоговой и бухгалтерской отчетности, представляемые в налоговые органы по электронным каналам связи, должны соответствовать формату представления, утвержденному МНС России.

Форматы представления электронных деклараций по федеральным налогам направляются в налоговые органы РФ, размещаются на сайте МНС России, по региональным и местным налогам и сборам, принятие которых осуществляется не на федеральном уровне, должны утверждаться управлениями МНС России в соответствии с Едиными требованиями к форматам представления налоговых деклараций в электронном виде по региональным и местным налогам, утвержденными Приказом МНС России от 12.02.2003 N БГ-3-13/58 «Порядок подключения налогоплательщиков к системе безбумажной технологии».

Сдавать отчетность в электронном виде по каналам связи может любая организация, состоящая на учете в налоговой инспекции, подключенной к системе представления налоговых деклараций в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Вначале налогоплательщиком должны быть решены некоторые организационные вопросы:

1) обеспечение доступа к сети Интернет с помощью модема или по выделенной линии;

2) заключение договора со специализированным оператором связи на оказание услуг по сдаче отчетности и приобретение у него программного обеспечения;

3) получение средств криптографической защиты информации, используемых для подписания файлов отчетности электронной цифровой подписью и их шифрования перед отправкой в налоговую инспекцию.

Стоимость работ в Москве по подключению юридического лица к системе сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности в электронном виде составляет порядка 100 долл.

Подключение к системе безбумажной технологии предоставляет налогоплательщику ряд существенных преимуществ:

• экономию времени, затрачиваемого на представление отчетности, так как отпадает необходимость поездки в налоговую инспекцию и стояния в очередях;
• расширение временных рамок сдачи отчетности — файлы можно отправить в любой час (круглосуточно) и любой день (без выходных) до 24 часов последнего дня сдачи отчетности;
• сокращение ошибок при подготовке отчетности за счет средств выходного контроля. Налогоплательщику предоставляется возможность подготовки отчетности в стандартном формате с контролем правильности заполнения полей и проверкой актуальности версии заполняемой формы;
• представление дополненных или исправленных вариантов отчетности до истечения законодательно установленного срока для ее сдачи. Считается верным и принимается к обработке последнее из переданных налогоплательщиком сообщение;
• гарантированное подтверждение доставки отчетности, которое имеет юридическую силу в спорных ситуациях;
• исключение технических ошибок (данные проходят входной контроль и автоматически разносятся по лицевым счетам) и повышение оперативности обработки информации;
• оперативное обновление форм отчетности по электронной почте;
• получение по электронной почте сведений об исполнении налоговых обязательств перед бюджетом (информационные выписки);
• получение по электронной почте информации с доски объявлений налоговой инспекции.

2.2.2 Последовательность действий при отправке отчетности в электронном виде

Регламент обмена электронными документами при представлении отчетности по каналам связи предполагает следующую последовательность действий, выполняемых автоматически:

— при отправке отчетности налогоплательщиком файл отчетности подписывается ЭЦП налогоплательщика, зашифровывается и отправляется на сервер электронной почты оператора при получении этого электронного документа в налоговой инспекции он расшифровывается, проверяется совпадение ЭЦП налогоплательщика, что гарантирует отсутствие искажений при поступлении документа в налоговый орган, равно как и невозможно внесение изменений со стороны работников налоговых органов без обнаружения изменения электронного документа.

Если результат проверки ЭЦП положительный, то электронный документ подписывается второй подписью (ЭЦП налоговой инспекции), зашифровывается и отправляется налогоплательщику.

Одновременно электронный документ с двумя ЭЦП (налогоплательщика и инспекции) сохраняется в архиве инспекции для предъявления в случае возникновения спорной ситуации по поводу содержания документа. Если результат проверки ЭЦП отрицательный, то файл отчетности не принимается, а налогоплательщику высылается соответствующее уведомление;

• налогоплательщик, получивший свой файл отчетности с двумя ЭЦП, также сохраняет его в архиве для предъявления при возникновении спорной ситуации по поводу содержания документа;
• на сервере электронной почты оператора фиксируется факт поступления электронного документа в адрес налоговой инспекции и формируется подтверждение оператора — электронный документ, содержащий дату и время сдачи отчетности, подписанный ЭЦП оператора и зашифрованный;
• оператор высылает подтверждения, содержащие дату и время сдачи отчетности, и налогоплательщику, и налоговой инспекции.

Эти подтверждения подписаны ЭЦП оператора и не могут быть произвольно изменены.

Налогоплательщик и налоговая инспекция подписывают эти подтверждения своими ЭЦП и отправляют оператору, одновременно сохраняя их в своих архивах для предъявления в случае возникновения спорной ситуации по поводу даты сдачи отчетности;

— кроме того, в налоговой инспекции файлы с формами отчетности перед обработкой проходят входной контроль на соответствие требованиям формата. По результатам входного контроля формируется протокол, который подписывается ЭЦП налоговой инспекции и также отправляется налогоплательщику.

Таким образом, налогоплательщик, пользующийся системой сдачи отчетности в электронном виде по каналам связи, может считать цикл сдачи отчетности полностью выполненным, если он имеет:

• подтверждение оператора, подписанное ЭЦП оператора и самого налогоплательщика;
• файл отчетности, подписанный ЭЦП самого налогоплательщика и налогового органа;
• протокол, подписанный ЭЦП налогового органа, о результатах проверки на соответствие формату.

Такой порядок создает основу для корректного разрешения нештатных или же спорных ситуаций, связанных со сдачей отчетности. Приведем несколько основных примеров.

1. Налоговая отчетность отправлена не тем налогоплательщиком. В этом случае проверка ЭЦП налогоплательщика, осуществляемая при получении электронного документа в налоговой инспекции, даст отрицательный результат, файл не будет принят, а налогоплательщик получит соответствующее уведомление.

2. Налоговая отчетность не дошла до налогового органа в силу возникших технических проблем на участке между оператором связи и налоговым органом или внутри налоговых органов.

В этой ситуации налогоплательщик не получит подтверждение налоговой инспекции (файл отчетности с двумя ЭЦП и протокол входного контроля) о том, что отчетность доставлена. В этом случае срок сдачи отчетности засчитывается по дате и времени, зафиксированным в подтверждении оператора, а файл отчетности должен быть отправлен повторно.

3. Налогоплательщик и налоговая инспекция по-разному трактуют содержание файла отчетности. На досудебное разбирательство с участием экспертов представляются файлы отчетности с двумя ЭЦП (налогоплательщика и налоговой инспекции) из архивов налогоплательщика и налоговой инспекции. Техническая экспертиза целостности ЭЦП позволит дать однозначный ответ на вопрос о том, у кого из участников обмена хранится корректный документ.

4. Налогоплательщик и налоговая инспекция по-разному трактуют срок сдачи отчетности. В этом случае на досудебное разбирательство представляются файлы подтверждений оператора с двумя ЭЦП (оператора и налогоплательщика, оператора и налоговой инспекции) из архивов налогоплательщика и налоговой инспекции.

При несогласии сторон с заключением экспертизы за сторонами сохраняется возможность обращения в арбитражный суд в соответствии с действующим законодательством.

2 .2.3 Налоговая отчетность через интернет — неоспоримые преимущества

Сокращение трудозатрат бухгалтеров и работников налоговой инспекции.

Повышение уровня контроля. Электронная сдача налоговой и бухгалтерской отчетности позволяет предотвратить потерю каких-либо файлов. Максимальная формализация и автоматизация работы внутренних органов.

Нет необходимости расшифровывать документацию, заполненную от руки.

Налоговую отчетность в электронном виде не нужно дублировать на бумажных носителях, потому как такая документация имеет такую же юридическую силу, как и традиционная. Это значит, что уполномоченный работник пользователя обладает сертификатом ЭЦП (электронной цифровой подписи).

Сдачу отчетности через интернет можно осуществлять 7 дней в неделю круглосуточно.

3. Правовые аспекты электронного документооборота в налогообложении

Законодательную базу для перехода к безбумажной технологии сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) формируют следующие нормативные правовые акты:

1) Федеральный закон от 10.01.2002 N1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», согласно которому документ в электронном виде, подписанный ЭЦП, приобретает юридический статус, т.е. имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ с собственноручной подписью и печатью.

2) Федеральный закон от 28.12.2001 N 180-ФЗ «О внесении изменения и статью 80 части первой Налогового кодекса Российской Федерации», согласно которому представление налоговой декларации в налоговый орган по месту учета налогоплательщика по установленной форме возможно на бумажном носителе или в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Таким образом, налогоплательщик получил возможность представлять налоговую отчетность в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, при этом днем ее представления считается дата отправки файла.

3) Федеральный закон от 28.03.2002 N 32-ФЗ «О внесении изменения и дополнения в Федеральный закон «О бухгалтерском учете», которым регламентируется представление бухгалтерской отчетности в электронном виде: «Бухгалтерская отчетность составляется, хранится и представляется пользователям бухгалтерской отчетности в установленной форме на бумажных носителях.

При наличии технических возможностей и с согласия пользователей бухгалтерской отчетности организация может представлять бухгалтерскую отчетность в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации».

4) Приказ МНС России от 02.04.2002 N БГ-3-32/169, которым утвержден Порядок представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В нем определены общие принципы организации информационного обмена при использовании системы безбумажной технологии.

Согласно Порядку формы налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде, представленные в соответствии с требованиями законодательства, являются оригиналами, имеют юридическую силу, подлежат хранению в архиве юридически значимых документов и могут использоваться в качестве доказательств в суде, а также при рассмотрении споров в судебном порядке.

Представление налоговой отчетности в электронном виде должно осуществляться строго через специализированного оператора связи, оказывающего услуги налогоплательщику; при этом налогоплательщик уже не обязан представлять ее в налоговый орган на бумажном носителе.

5) Приказ МНС России от 10.12.2002 NБГ-3-32/705, которым утверждены.

Методические рекомендации об организации и функционировании системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Рекомендации содержат требования к программно-аппаратным средствам, регламентируют процедуру сопровождения формата представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде, требования к специализированным операторам связи, правила использования ЭЦП и средств шифрования, порядок электронного документооборота и др.

6) Приказ МНС России от 31.12.2002 N БГ-3-06/756 «О порядке ввода в действие новых форм налоговых деклараций», согласно которому форма налоговой декларации и формат представления ее в электронном виде должны разрабатываться и утверждаться одновременно.

Задача 1

Расчет налога на доход физических лиц (НДФЛ)

Физическое лицо Карпасов Е.Н. имеет двоих несовершеннолетних детей. В текущем налоговом периоде по основному месту работы он имеет доход в сумме 480 000 руб. в феврале Карпасов Е.Н. продал свой автомобиль (находился в собственности 2года и 10 мес.) физическому лицу за 100 000 рублей. Кроме того, в налоговом периоде были произведены следующие расходы:

• произведена оплата обучения на курсах профессиональной переподготовки при ВУЗе в сумме 20 000 руб.;
• произведена оплата обучения первого ребенка в колледже в сумме 45 000 руб.;
• произведена оплата обучения второго ребенка в ВУЗе — 58 000 руб.;
• оплачено лечение жены в стационаре — 45 000 руб.;

Расчет налога НДФЛ
№	исходные данные для расчёта	сумма
1.	заработная плата за месяц	40 000,00р.
1.1.	имеет двоих детей 18 и 20 лет( учатся в вузе очно)
1.2.	доход от продажи авто ( в собственности 2 года 10 месяцев)	100 000,00р.
1.3.	курсы по профессиональной переподготовке в вузе	20 000,00р.
1.4.	произведена оплата обучения первого ребенка в вузе	45 000,00р.
1.5.	произведена оплата обучения второго ребенка в вузе	58 000,00р.
1.6.	оплачено лечение жены в стационаре	45 000,00р.
1.7.		50 000,00р.
2.	стандартные налоговые вычеты( статья 218)
2.1.	на самого работника в месяц( ограничение 40000р.)	400,00р.
2.2.	на каждого ребенка( ограничение 280000р.)	1 000,00р.
налоговый вычет в размере 400 рублей за каждый месяц налогового периода, до установленного предела 40000р
налоговый вычет за каждый месяц налогового периода,1 000 рублей — на первого ребенка; 1 000 рублей — на второго ребенка;
3.	социальные налоговые вычеты( статья 219)	сумма
3.1.	произведена оплата за обучение первого ребенка	45 000,00р.
3.2.	произведена оплата за обучение второго ребенка	58 000,00р.
3.3.	произведена оплата за курсы в вузе по переподготовке	20 000,00р.
3.4.	произведена оплата за лечение жены в стационаре	45 000,00р.
в сумме, уплаченной налогоплательщиком в налоговом периоде за свое обучение в образовательных учреждениях, — в размере фактически произведенных расходов на обучение с учетом ограничения, установленного пунктом 2 настоящей статьи, а также в сумме, уплаченной налогоплательщиком-родителем за обучение своих детей в возрасте до 24 лет, налогоплательщиком-опекуном (налогоплательщиком-попечителем) за обучение своих подопечных в возрасте до 18 лет по очной форме обучения в образовательных учреждениях, — в размере фактически произведенных расходов на это обучение, но не более 50 000 рублей на каждого ребенка в общей сумме на обоих родителей
в сумме, уплаченной налогоплательщиком в налоговом периоде за услуги по лечению, предоставленные ему медицинскими учреждениями Российской Федерации, а также уплаченной налогоплательщиком за услуги по лечению супруга (супруги), своих родителей и (или) своих детей в возрасте до 18 лет в медицинских учреждениях Российской Федерации (в соответствии с перечнем медицинских услуг, утверждаемым Правительством Российской Федерации), а также в размере стоимости медикаментов (в соответствии с перечнем лекарственных средств, утверждаемым Правительством Российской Федерации), назначенных им лечащим врачом, приобретаемых налогоплательщиками за счет собственных средств.
4.	имущественные вычеты(статья 220)
4.1.	за автомобиль ( менее трех лет)	100 000,00р.
в суммах, полученных налогоплательщиком в налоговом периоде от продажи авто, находившегося в собственности налогоплательщика менее трех лет, но не превышающих в целом 250 000 рублей.
5.	профессиональные вычеты(статья 221)
5.1.		20,00%
авторские вознаграждения за создание литературы. Если эти расходы не могут быть подтверждены документально, они принимаются к вычету в следующих размерах: 20 %
6.	налоговая ставка	13%
7.	расчет налоговой базы
7.1.	совокупный доход	480 000,00р.
7.2.	на самого работника в месяц	400,00р.
7.3.	на двух детей	14 000,00р.
7.4.	вычет на обучение первого ребенка	45 000,00р.
7.4.1.	вычет на обучение второго ребенка	50 000,00р.
7.5.	вычет за курсы проф. Переподготовки в вузе	20 000,00р.
7.6.	вычет за стационарное лечение жены	45 000,00р.
7.7.		10 000,00р.
7.8.	за автомобиль	100 000,00р.
7.9.	налоговая база	195 600,00р.
8.	НДФЛ за год	25 428,00р.

Задача 2

Расчет налога на прибыль организации

Определить налогооблагаемую прибыль и рассчитать налог на прибыль организации за отчетный период:1) орг-ция получила выручку от реализации товаров 400000р.( в т.ч. Ндс 18%),2) стоимость приобретенных товаров 200000р.( в т.ч. Ндс 18%), 3) пеня полученная по хоз. договору. 4) положит. курсовая разница от переоценки валютных ценностей 80000р. 5) расходы на рекламу 30000р. 6) стоимость безвозмездно переданного имущества в больницу 20000р. 7) расходы на приобретение торгового оборудования 30000р.

Расчет налога на прибыль организации

№	исходные данные	сумма
1	выручка от реализации продукции( в т.ч. Ндс)	400 000,00р.
1.1.	себестоимость реализованной продукции(в т.ч. Ндс)	200 000,00р.
1.1.1.	расходы на рекламу	30 000,00р.
1.2.	пеня полученная по хоз. Договору	40 000,00р.
1.3.	положительная курсовая разница от переоценки валютных ценностей	80 000,00р.
1.4.	безвозмездно переданный в больницу комплект мебели	20 000,00р.
1.5.	расходы на приобретение торгового оборудования	30 000,00р.
1.6.	принимаемые расходы на рекламу от выручки(статья 264)	1%
1.7.	налоговая ставка( статья 284)	24%
1.7.1.	в федеральный бюджет	6,50%
1.7.2.	в региональный бюджет	17,50%
Расходы налогоплательщика на приобретение (изготовление) призов, вручаемых победителям розыгрышей таких призов во время проведения массовых рекламных кампаний, а также расходы на иные виды рекламы, не указанные в абзацах втором — четвертом настоящего пункта, осуществленные им в течение отчетного (налогового) периода, для целей налогообложения признаются в размере, не превышающем 1 процента выручки от реализации
Налоговая ставка устанавливается в размере 24 процентов, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 2 — 5 настоящей статьи. При этом: сумма налога, исчисленная по налоговой ставке в размере 6,5 процента, зачисляется в федеральный бюджет; сумма налога, исчисленная по налоговой ставке в размере 17,5 процента, зачисляется в бюджеты субъектов Российской Федерации
2.	расчет налоговой базы	сумма
2.1.	доход от реализации без ндс	338 ,983,05р.
2.2.	себестоимость реализованной продукции без ндс	169 491,53р.
2.3.	доход на рекламу в целях налогообложения	3 389,83р.
2.4.	превышение фактических затрат над нормативом по рекламе	26 610,17р.
2.5.	итого доходы	458 983,05р.
2.6.	итого расходы	219 491,53р.
2.7.	налоговая база	266 101,69р.
Прибылью для российских организаций — полученные доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов(статья247)
1. В целях настоящей главы налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов2. Расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы
3.	расчет налога	сумма
3.1.	в федеральный бюджет	17 296,61р.
3.2.	в региональный бюджет	46 567,80р.
3.3.	итого	63 864,41р.

Задача 3