Информационные технологии в управлении

метки: Документ, Система, Технология, Поиск, Исполнение, Создание, Пользователь, Передача

Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:

1) в области обработки документов:

• обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
• создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
• создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
• обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;
• исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

2) в области контроля за исполнительской дисциплиной:

• обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
• обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
• сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

3) в области организации доступа к информации:

— обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

• Автоматизация рабочего процесса — это комплекс автоматизации разработки, утверждения, распространения, поиска и архивирования документов в организации.

В настоящее время существуют следующие системы автоматизации документооборота в организации:

Организация финансового контроля в РФ

... актуальность данной темы. Организация финансового контроля в РФ, Финансовый контроль, Объектом финансового контроля, Целью финансового контроля, К задачам финансового контроля относятся: обеспечение надлежащего исполнения параметров финансовых планов и финансовой политики органов государственной власти всех уровней, организаций и индивидуальных предпринимателей; обеспечение устойчивого состояния ...

Система обработки изображений документов предназначена для ввода, обработки, архивирования и поиска графических изображений бумажных документов.

Основные функции документов:

• сканирование документов;
• запись на сервер;
• классификация документов;
• передача изображений на рабочую станцию;
• поиск изображений по отдельным элементам;
• рассылка и печать.

Система оптического распознавания символов — для преобразования бумажных документов в электронный формат в виде текстового файла.

Основные функции:

• сканирование;
• распознавание текста;
• форматирование в текстовый файл.

2 вида систем распознавания символов:

• обучаемые (FineReader);
• интеллектуальные (Cunei Form).

Система управления документами (DMS) — для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разных форматов.

Основные функции:

индексирование документов

полнотекстовый поиск по ключевым словам;

• ассемблирование документов;
• организация доступа к документу независимо от места его хранения;
• защита данных;
• организация выдачи и возврата документа;
• контроль версии документа;
• рассылка документа.

Пример: Documentum.

Система автоматизации коллективной работы с документами — для организаций, сотрудники которых требуют постоянного обмена документами.

Основные функции:

• электронная почта;
• поддержка видеоконференций;
• управление изображениями;
• совместное использование документов;
• маршрутизация;
• календарное планирование.

Примеры: Lotus Notes, Group Wise, Links Work, Grup Ware, Дело

Система автоматизации деловых процедур (АДП) (Work Flow System) предназначена для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов.

Основные функции:

• описание бизнес — процессов организации и задание регламента их взаимодействия в увязке с реальными потоками документов (графический конструктор процедур);
• организация хранения документов и возможность их просмотра;
• организация атрибутивного и полнотекстового поиска документов;
• ведение истории работы с документом с учетом трудозатрат на его подготовку;
• установка прав на работу с документами;
• контроль исполнения документа;
• поддержка коллективной работы с документом.

Пример: Staff Ware.

3. Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности

Информационное обеспечение подразделяется на машинное и внемашинное.

Автоматизация информационных потоков и рабочих процессов достигается за счет использования технических средств сбора, записи, обработки данных, создания первичных и эффективных документов, а также средств передачи данных на любые расстояния.

Налоги: понятие, функции, основные виды. Роль налогового регулирования ...

... Налоги в Рыночной экономике 1.1Роль налогов в рыночной экономике В рыночной экономике главную позицию занимают налоги. Без хорошей и отлаженной, четко функционирующей налоговой системы, эффективная рыночная экономика не может существовать. Рыночная экономика в современных развитых странах – это регулируемая экономика. Невозможно представить эффективно действующую рыночную экономику в ...

Комплекс технических средств составляют:

• компьютеры любых моделей;
• устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;
• устройства передачи данных и линий связи;
• оргтехника и устройства автоматического съема информации;
• эксплуатационные материалы и др.

Сеть — это набор программного обеспечения, оборудования и средств связи, обеспечивающих эффективное распределение ресурсов компьютера.

Являясь одновременно и продуктом, и мощным стимулом развития интеллекта человека, сеть позволяет:

• построить распределенные хранилища информации (базы данных);
• расширить перечень решаемых задач по обработке информации;
• повысить надежность информационной системы за счет дублирования работы ПК;
• создать новые виды сервисного обслуживания, например электронную почту;
• снизить стоимость обработки информации.

Многообразие компьютерных сетей и форм взаимодействия между ПК ставит актуальную проблему их интеграции или, по крайней мере, соединения на уровне обмена сообщениями.

В распределенных системах используются три интегрированные технологии.

1. Технология «клиент — сервер».

2. Технология совместного использования ресурсов в глобальных сетях.

3. Технология универсального общения пользователей в форме электронной почты.

4. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов

Пользователь ПЭВМ часто встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов — писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т.д. Для подготовки документов текст редактируемого документа отображается на экране, и пользователь может вносить свои изменения в диалоговом режиме. Все внесенные изменения фиксируются. При печати отображается форматированный текст, в котором учтены все исправления. Пользователь может переносить части текста из одного места в другой в документе, использовать разные типы шрифтов для выделения отдельных участков текста, распечатать подготовленный документ на принтере в необходимом количестве копий.

Удобство и эффективность использования компьютеров для подготовки текста привело к созданию множества программ для обработки документов. Такие программы называются текстовыми процессорами (Word Processors) или редакторами.

Существует несколько редакторов с сотнями слов, от самых простых до самых мощных и сложных. Наиболее распространенные Microsoft Word (версии для DOS и Windows), WordPerfect, WordStar, WordStar 2000. В США наиболее распространены Microsoft Word для Windows и WordPerfect, в Европе и в России Microsoft Word (версии для DOS и Windows).

Основные функции текстовых процессоров:

1. Ввод и форматирование текста

2. Хранение и воспроизведение

3. Разметка

4. Редактирование

5. Верстка

6. Печать

7. Орфография

8. Деловая графика

Новые функции, реализуемые в последних версиях Word:

1. Мастер создания писем.

2. Фоновая проверка грамматики.

3. Средства рисования таблиц.

4. Решение для Internet-Intronet:

• гипертекстовые ссылки
• создание HTML страниц

5. Инструментарий для коллективной работы.

Автоматизированные банковские системы

... обработки возрастающих объемов информации, поступающей в банки, необходимо использование все более совершенных технических инструментов и программного обеспечения. Результатом развития программно-аппаратных средств стало создание автоматизированных банковских систем ... решающих задачи банковского управления. В первом случае это традиционные системы управления базами данных (СУБД), во втором ...

6. Электронная почта, списки-ссылки.

Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например при составлении баланса, справок для налоговых органов, возможных финансовых отчетов и т.п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы (ЭТ).

Программное обеспечение для проектирования также называют настольными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Кроме того, с помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.

Excel предоставляет большой набор возможностей по графическому представлению данных. Имеется возможность выбора из 14 различных типов диаграмм, причем каждый тип диаграмм имеет несколько разновидностей (подтипов).

Новые функции Excel-2000

1. Автокоррекция при вводе формул

2. Настраиваемые ячейки

3. Новые показатели

4. Наглядная печать

5. Многоступенчатая отмена

6. Решение для Internet-Intronet

7. Web-запросы

8. Многопользовательский режим работы

9. Импорт из HTML формата

5. Компьютерные технологии обработки экономической информации на основе систем управления базами данных (СУБД)

Системы управления базами данных (СУБД) — это программные средства, предназначенные для ввода, наполнения, удаления, фильтрации и поиска данных.

Типы структур БД:

Линейные списки.

Цепной список.

Инвертированный файл.

Индексный файл.

доступен широкий спектр реляционных СУБД для приложений любого размера. был разработан международный стандарт языка запросов SQL, который стал универсальным интерфейсом для коммерческих реляционных СУБД.

При этом в последние годы наметилась четкая тенденция развития СУБД в объектном направлении. Объектная (объектно-ориентированная) модель не противоречит реляционной модели данных, а дополняет и развивает последнюю (точнее сказать — реляционная модель является частным случаем объектной формы представления данных).

Безопасность СУБД — защищенность системы от случайного или преднамеренного вмешательства в нормальный процесс ее функционирования, от попыток хищения информации, модификации или разрушения ее компонент.

Методы и средства обеспечения безопасности информации в СУБД:

1. Физическое преграждение пути к защищаемой информации (к аппаратуре, посетителям).

2. Управление доступом информации:

• идентификация пользователя;
• авторизация (проверка полномочий);
• регистрация обращения к защищенным ресурсам;
• реагирование системы при попытках несанкционированных действий.

3. Механизм шифрования.

4. Регламентация, т.е. создание таких условий автоматизации, обработки, хранения и передачи информации, при которых нормой стандарта по защите выполняется в наибольшей мере.

Автоматизированные банки данных

... информацию. Основные функции СУБД: Обычно современная СУБД содержит Основой большинстве современных АБД являются реляционные СУБД. Таким образом, автоматизированный банк данных есть не что иное, как совокупность конкретной базы данных и система управления базой данных. ... упорядочения и рационального использования информации. Возможности человека в обработке информации резко возросли с использованием ...

5. Принуждение — это метод защиты, при котором пользователь и персонал вынуждены соблюдать правила обработки и передачи информации под угрозой ответственности.

6. Моральные и этические средства защиты информации, включая правила поведения, которые складываются в компании по мере ее развития.

6. Сетевые технологии и системы распределенной обработки информации

Основные отличия ГВС и ЛВС:

ГВС связывают ПК на значительных расстояниях, ЛВС на небольшие (в рамках одной организации).

ГВС — общедоступные каналы связи (телефонные линии, спутниковая связь), ЛВС — специальные каналы связи.

INTERNET — новая технология информационной коммуникации, объединяющая мировые программно-оперативные ресурсы и содержащая огромное кол-во информации на разнообразную тематику.

Имеется два типа доступа в INTERNET.

1. Режим Shell.

К интерфейсу подключается только ПК провайдера.

Основные черты:

• пользователь связан с провайдером через интерпретатор команд (Shell).

• К Internet подключен только ПК провайдера.

2. SLIP / PPP (Serial Line Internet Protocol)

• ПК пользователя становится частью Internet.
• провайдер выступает в качестве проводника данных, соединяющий наш ПК с основными частями Internet

Поиск информации в INTERNET производится с помощью поисковых систем. Наиболее распространенные из них: Яндекс, Апорт, Гугл.

Список литературы

1. Борзов К.Л. Менджмент. — М.: Юристъ, 2003.

2. Волков В.И. Информация и менеджмент. М., 2005

3. Менеджмент: Конспект лекций. — М., 200674. Информационные системы в экономике (под редакцией В.Д. Камаева).

М., 2006.

4. Информационное обеспечение в управлении предприятием. Учебник (под редакцией А.С. Буханцева).

М., 2007.