) деловое письмо-предложение о сотрудничестве поставщикам;
) договор поставки и приложения к договору:
спецификация товара (реже — график платежей и график поставок);
дополнительное соглашение к договору поставки;
протокол разногласий;
протокол согласования разногласий;
) акт о приемке товаров (унифицированная форма ТОРГ-1);
) акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (унифицированная форма ТОРГ-2);
) акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика (унифицированная форма ТОРГ-5).
. Реализация товаров спортивного питания по всей территории России производится через web-сайт интернет-магазина Спортибэй посредством заполнения формы заказа. В связи с этим web-сайт рассматривается как компонент системы документационного обеспечения управления компании. Сайт ООО «Спортибэй» реализован на базе CMS-системы «1С: Битрикс: Управление сайтом» и полностью совместим с традиционными программными продуктами «1С».
. При исследовании системы информационно-документационного обеспечения управления интернет-магазином Спортибэй выявлены две основные проблемы при осуществлении торгово-закупочной деятельности:
) отсутствие электронной подписи — передача важных документов между розничными магазинами производится только посредством курьерской доставки, что влечет за собой соответствующие материальные затраты;
) отсутствие единой системы учета торгово-закупочной деятельности.
Таким образом, выявленные проблемы определили направления совершенствования системы документационного обеспечения управления в ООО «Спортибэй»: внедрение электронной подписи и интегрированной автоматизированной информационной системы, сочетающей в себе автоматизацию управления важнейшими бизнес-процессами организации и управление web-сайтом интернет-магазина.
3. Проект внедрения автоматизированной информационной системы управления в интернет-магазине Спортибэй, .1 Описание возможностей системы «1С: Управление небольшой фирмой 8»
«1С: Управление небольшой фирмой 8» (далее — «1С: УНФ 8») — это комплексное готовое решение для управления и учета в организациях малого бизнеса. В программе реализовано все самое необходимое для не фискального оперативного учета, контроля, анализа и планирования. Решение помогает повысить эффективность работы компании, предоставляя владельцам и руководителям широкий спектр инструментов для управления, а сотрудникам — новые возможности для продуктивной работы
[].
Определение эффективности логистической системы управления ресурсосбережения
... по управлению ресурсосбережением в целях выявления экономических аспектов деятельности предприятия при внедрении системы управления и обеспечения реализации приоритетных мероприятий по ресурсосбережению. 6) Разработана система эколого ... микроэкономики и наноэкономики. Приоритетными направлениями в решении экономических проблем логистики в настоящее время становятся механизмы приспособления ЛС к ...
«1С: Управление небольшой фирмой 8» можно использовать в качестве бэк-офиса для одного или нескольких интернет-магазинов (см. рисунок 3.1).
Рисунок 3.1 — «1С: Управление небольшой фирмой 8» как бэк-офис интернет-магазина
[]
«1С: Управление небольшой фирмой 8» как бэк-офис интернет-магазина позволяет создать и вести единую базу заказов — вне зависимости от источника их поступления (заказы с сайта, заказы, оформленные в магазине, по телефону или по электронной почте и пр.), отображать на сайте только актуальную информацию о наличии и стоимости товаров, а также обеспечить удобный перенос данных между сайтом и учетной системой.
Информационная база интернет-магазина и «1С: Управление небольшой фирмой 8» работают независимо, а в указанный момент времени информация в системах синхронизируется — на сайт выгружается список товаров, а в учетную систему — заказы, оформленные в интернет-магазине. Заказы, оформленные в интернет-магазине и перенесенные в «1С: Управление небольшой фирмой 8», можно редактировать, изменять их статус при оплате, отгрузке или отмене. Эти изменения будет перенесено в интернет-магазин во время очередного сеанса связи. Обмен информацией может происходить по расписанию или по решению пользователя. Периодичность обмена задается в настройках программы.
УНФ обеспечивает сквозную автоматизацию процесса продаж. Программа поддерживает автоматизацию различных схем торговли: со склада и под заказ, в кредит и по предоплате, розничные продажи.
Регистрация заказов покупателей осуществляется с помощью документа «Заказ покупателя», в котором отражается перечень товаров, сроки поставки, стоимость. В зависимости от состояния заказа, документ может принимать различные статусы, которые определяет пользователь — «в процессе исполнения», «выполнен», «закрыт» и пр.
Руководитель и менеджеры могут в наглядной форме получать информацию о состоянии заказов покупателей, произведенных и запланированных отгрузках, о просроченных заказах и пр.
Для обеспечения продаж предусмотрено формирование полного комплекта документов: расходных накладных, счетов, счетов-фактур и пр.
Планы продаж могут составляться как по организации в целом, так и по подразделениям, менеджерам и отдельным товарным позициям. Планирование можно проводить в натуральном и стоимостном выражении. «1С: Управление небольшой фирмой 8» обеспечивает объединение отдельных планов в сводный план организации.
Для контроля выполнения планов предусмотрены средства сравнительного анализа данных о запланированных и фактических продажах: по отдельным сотрудникам, группам товаров и товарным позициям.
Аудит денежных средств
... в сейфе у директора 18 Кроме денежных средств в кассе хранятся ли: бланки облигаций, акций, путевок в до и ... и налоговой отчетности в части учета движения денежных средств 5-10 - 5 6 Роль и место средств вычислительной техники в ведении учета и подготовки отчетности в части учета движения денежных средств ... продукции, товаров, работ, услуг населению за наличные Нет 10 Имеются ли в организации контрольно ...
Также в системе поддерживается ведение количественно-суммового или суммового учета. Предусмотрено формирование следующих отчетов:
товарный отчет ТОРГ-29,
отчет по движениям и остаткам товара в розничных ценах,
отчет по продажам в розничных ценах.
Возможно подключение следующих типов внешнего оборудования:
сканер штрихкодов,
фискальные регистраторы,
терминалы сбора данных,
дисплей покупателя,
считыватель магнитных карт,
электронные весы,
эквайринговые терминалы.
«1С:Управление небольшой фирмой 8» позволяет организовать учет движения денежных средств на расчетных счетах и в кассах, вести платежный календарь. УНФ поддерживает возможность взаимодействия с программами типа «Клиент-банк».
УНФ поддерживает платежный календарь — удобный инструмент для оперативного финансового планирования и контроля исполнения финансовых обязательств. Основное назначение платежного календаря — предотвращение «кассовых разрывов» (ситуаций, когда денег на счетах и в кассах предприятия не хватает на исполнение обязательств перед контрагентами, персоналом или бюджетом), а также поддержка процесса определения приоритетности платежей.
В платежном календаре наглядно выделены просроченные платежи — эта информация может быть предметом анализа со стороны руководителя (финансового директора) небольшой фирмы.
Платежный календарь формируется как на основании запланированных поступлений и расходов денежных средств (например, автоматически при оформлении заказов от покупателей или заказов поставщикам), так и произвольно — на основании иных планов по движению денежных средств.
Для учета наличных денежных средств может быть зарегистрировано несколько касс, например, общая касса организации, касса директора и т. п. УНФ позволяет регистрировать поступление, расход и перемещение наличных денежных средств, печатать приходные и расходные кассовые ордера, а также учитывать денежные средства в валюте.
Программа позволяет регистрировать зачисления и списания безналичных денежных средств, формировать исходящие платежные поручения, учитывать денежные средства в валюте.
«1С: Управление небольшой фирмой 8» поддерживает планирование и учет рабочего времени (табель) и расчет управленческой заработной платы. Важное преимущество программы — контроль выполнения заданий и нарядов сотрудниками.
УНФ дает руководителям возможность планировать загрузку персонала в форме выдачи заданий на работу или сдельных нарядов.
Задания на работу отражаются в «Календарях сотрудников» специалистов и обеспечивают руководству контроль загрузки сотрудников.
Информация о выполненных заданиях, затраченном на них времени сохраняется в программе. Эта информация может быть использована для расчета заработной платы, а также для оценки эффективности работы и проведения план-фактного анализа работы персонала.
Управленческий учет денежных средств
... денежных средств, сумм и ставок покрытия и производных от них величин. 1.2 Управленческий учет как составная часть системы управления Управленческий учет ... бухгалтерского управленческого учета, поскольку они раскрывают сущность хозяйственных операций, а также позволяют ... запасов и других активов. К доходам, кроме выручки от продажи продукции и товаров, поступлений, связанных с выполнением работ, ...
УНФ позволяет проводить автоматический расчет переменной части зарплаты сотрудников от результатов работы. Например, учитывать в зарплате менеджеров объем личных продаж и пр.
Заработная плата начисляется в разрезе видов начислений и удержаний. Начисления и удержания могут производиться по произвольным формулам, задаваемым пользователем.
В УНФ реализован учет только управленческой зарплаты. Начисление регламентированной заработной платы и расчет регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда рекомендуется выполнять с помощью программы «1С: Бухгалтерия 8» или «1С: Зарплата и управление персоналом 8».
Кадровый учет в «1С: Управление небольшой фирмой 8» включает в себя следующие функции: оформление приема на работу, увольнение, кадровое перемещение, учет рабочего времени (табель).
В программе учитываются сведения о сотрудниках, сведения об условиях работы, виды начислений и удержаний, графики работы, штатное расписание.
УНФ позволяет вести учет запасов:
—
на нескольких складах (в нескольких местах хранения),
—
в незавершенном производстве, в розничных торговых точках,
—
в разрезе структуры склада — на витринах, стеллажах, в ячейках, на полках и т. п.
Поддерживается раздельный учет собственных запасов; запасов, принятых и переданных на реализацию, ответственное хранение; запасов, принятых и переданных в переработку.
Расчет себестоимости списания запасов осуществляется методами FIFO и «по средней».
Все складские операции фиксируются с помощью соответствующих документов: приходная накладная, накладная на перемещение запасов, расходная накладная, документы инвентаризации, складские ордера и т.д. Возможно оформление операций по учету запасов в различных единицах измерения (упаковках, ящиках и пр.).
В УНФ поддерживается возможность разделения складских и финансовых операций (так называемый «ордерный склад»).
Это позволяет отражать в учете распространенные в практике российского бизнеса ситуации, например:
) материальные ценности поступают на склад раньше, чем документы на них. В этом случае фактическое поступление на склад оформляется приходным ордером, а приходная накладная оформляется на основании ордера позже — в тот момент, когда она поступит в компанию;
) расходная накладная выписывается раньше, чем покупатель забирает со склада материальные ценности. Например, накладная выписывается в офисе, а товары нужно забирать со склада, который расположен в другом месте. В этом случае на основании накладной кладовщик может выписать расходный ордер, который отразит фактическую отгрузку товара со склада.
Также необходимо отметить, что «1С:Управление небольшой фирмой 8» поддерживает различные схемы пополнения запасов — покупка, приобретение подотчетным лицом, прием на реализацию от комиссионера, получение давальческого сырья и материалов в переработку, принятие и передача на ответственное хранение.
Законодательство в сфере электронного бизнеса
... Глава 2. Законодательство в сфере «Электронного бизнеса» 2.1 Правовое регулирование электронного бизнеса в России В России законодательство, регулирующее электронный бизнес, только начинает вводиться. В связи с проблемой правового регулирования Интернета возникает вопрос, является ли ...
Расчет потребностей в запасах производится автоматически на основании производственных заказов и заказов клиентов.
УНФ позволяет учитывать дополнительные расходы на приобретение сырья, материалов и товаров — доставку, разгрузку, хранение и пр.
Предусмотрено формирование полного комплекта документов: приходные накладные, счета-фактуры, счета и пр.
Для контроля и анализа закупок и движения товаров и запасов предназначены специальные отчеты, информацию в которых можно детализировать вплоть до конкретной номенклатуры.
Важно выделить тот факт, что в программе «1С:Управление небольшой фирмой 8» реализованы некоторые элементы CRM-технологии. УНФ позволяет вести историю отношений с имеющимися и потенциальными клиентами — фиксировать звонки, письма, встречи, переговоры, заказы, обещания, пожелания и пр.
В программе можно планировать контакты с клиентами — например, необходимость выслать коммерческое предложение, назначить встречу, перезвонить в определенное время. УНФ поможет не забыть данные клиентам обещания — они включаются в «Календарь сотрудника» ответственного сотрудника. Такая организация работы позволяет следующее:
—
обеспечить регулярное взаимодействие с клиентами, уменьшить риски потери клиентов,
—
обеспечить планомерную работу по улучшению качества обслуживания, повышению лояльности клиентов, расширению клиентской базы и пр.,
—
в спорной ситуации или при отсутствии ответственного менеджера быстро получить историю взаимодействия и информацию об обязательствах перед клиентом.
Возможности УНФ позволяют произвольно расширять структуру данных — для сбора информации о составе и качестве своей клиентской базы. Например, можно добавить принадлежность клиента к определенному типу, классу важности, региону, виду деятельности, масштабу предприятия и пр. Для того чтобы добавить новые характеристики, программирования не требуется — эту задачу можно реализовать в пользовательском режиме программы.
УНФ позволяет формировать широкий спектр отчетов в различных разрезах: по контактам, заказам, сегментам клиентов и пр.
Специальные комплекты отчетов «Монитор руководителя» и «Мониторы основных показателей» позволяют быстро и удобно получать самую важную информацию по основным участкам деятельности предприятия, своевременно выявлять точки роста или негативную динамику.
В «Мониторе руководителя» сведены следующие показатели:
—
остатки денежных средств на счетах и в кассах предприятия;
—
дебиторская задолженность: общая, просроченная и по срокам долга;
—
кредиторская задолженность: общая, просроченная и по срокам долга;
—
прибыли и убытки;
Электронный документооборот
... о программном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов. В частности появились такие понятия как электронный документ, электронно-цифровая подпись, системы электронного документооборота. 1.1 Основные понятия электронного документооборота Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или ...
—
просроченные обязательства перед покупателями и заказчиками по отгрузке товаров и оказанию услуг;
—
просроченные обязательства поставщиков и подрядчиков по поставке товаров и оказанию услуг.
В программу включены четыре «Монитора основных показателей деятельности»: общих показателей деятельности, денежных средств, расчетов с покупателями, расчетов с поставщиками.
Монитор «Общие показатели деятельности» включает следующие показатели: продажи, доходы и расходы, состояние оборотных средств (денежных средств, запасов и дебиторской задолженности).
Монитор «Денежные средства» предоставляет информацию об остатках и движении денежных средств в разрезе статей, за период.
Монитор «Расчеты с покупателями» отображает развернутую информацию об остатках и динамике дебиторской задолженности за период, включая просроченную задолженность и задолженность по срокам.
Монитор «Расчеты с поставщиками» предоставляет развернутую информацию об остатках и динамике кредиторской задолженности за период, включая просроченную задолженность и задолженность по срокам
[].
Таким образом, в данном подразделе подробно рассмотрены возможности информационной системы «1С: Управление небольшой фирмой 8» при внедрении в деятельность интернет-магазина. При этом особо следует подчеркнуть, что «1С: Управление небольшой фирмой 8» является интегрированной системой — кроме торговли в интернете программа позволяет построить комплексный управленческий учет в организации, причем не только по ее Интернет-части (с программный продуктом «1С: Битрикс: Управление сайтом»), но и по реальным магазинам и складам. Можно вести учет товаров, работ и услуг, основных средств, расчет зарплаты, производство, управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) и продажи, бюджетирование и финансовый учет, архив документов, расчет себестоимости, подключать сканеры штрих-кодов, кассовые аппараты и т.д.
.2 Внедрение электронной подписи в ООО «Спортибэй»
Еще одной проблемой электронного документооборота является необходимость обеспечения юридической силы электронных документов.
Построение юридически значимого документооборота на основе использования электронной подписи должно решить главную проблему — построения схемы доверительных отношений между участниками документооборота и аккредитованными удостоверяющими центрами на договорной основе.
Любая система электронной торговли должна гарантировать юридически значимый документооборот, что означает возможность обеспечить:
) аутентификацию возможность однозначно идентифицировать отправителя;
) целостность информации (целостность — защита логической структуры данных, в частности, от несанкционированного создания, изменения или уничтожения данных);
) неотрекаемость — невозможность отказа инициатора (клиента электронной торговой площадки) от факта передачи и получателя (электронной торговой площадки) от факта принятия документа или проведения торговой операции.
Организация электронного документооборота в налоговой сфере
... непосредственно соответствующими отделами. В настоящее время широко внедрена в практику деятельности налоговых органов система электронного документооборота (СЭД), позволяющая обеспечить сокращение трудозатрат и времени на обработку и подготовку документов, принятие управленческих ...
Таким образом, если какая-либо из информационных систем электронной торговой площадки гарантирует юридически значимый документооборот, то это означает, что:
) можно однозначно определить инициатора создания документа или проведения торговой операции;
) можно гарантировать защиту документа/операции от несанкционированного создания, изменения или уничтожения реквизитов документа/операции;
) есть возможность доказать факт передачи и принятия документа или проведения торговой операции.
Именно от сохранности, точности и оперативности зависит не только факт лояльного проведения торговых операций, но и дальнейшая деятельность самой торговой системы
[].
В России полностью сформирована нормативная правовая база для юридически значимого электронного документооборота, включая обмен электронными счетами-фактурами. Для обеспечения юридически значимого документооборота используется электронная подпись. В соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронная подпись — это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию
[].
Гражданский кодекс признает электронную подпись, используемую при составлении документов гражданско-правового характера, аналогом собственноручной подписи (п. 2 ст. 160 ГК РФ)
[].
Согласно ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ может составляться на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью
[].
Налоговый кодекс РФ не препятствует составлению и представлению документов в электронном виде (абз. 2. п. 1 ст. 169 НК РФ говорит о счетах-фактурах, п. 4 ст. НК РФ — о налоговых уведомлениях, п. 6 ст. НК РФ — о требовании и т.д.)
[].
В соответствии с нормами Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, всегда признаются равнозначными документам, подписанным собственноручно. Исключение составляют случаи, когда законодательство допускает составление документа только в бумажном виде. Электронные документы, подписанные простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено законодательством или соглашением между сторонами
[].
По информатике : «История электронной коммерции»
... 3 даны в первом в мире официальном документе правительственного уровня, касающийся вопросов регулирования - Электронная Коммерция и Электронный Бизнес. В этом специальном документе администрации Клинтона объявляется мораторий на дополнительное налогообложение ...
В соглашении или нормативном правовом акте, которые признают документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, равнозначными собственноручно подписанным документам, должны быть прописаны:
) порядок проверки электронной подписи;
) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его подписи (только для простой электронной подписи);
) обязанность лица, создающего или использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность (только для простой электронной подписи)
[].
Таким образом, законодательство признает юридическую силу тех электронных документов, которые подписаны квалифицированной электронной подписью, а также в отдельных случаях неквалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.
Реальным стартом электронного документооборота в России можно считать мая 2012 года — день вступления в силу приказа ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138, который утвердил электронные форматы счета-фактуры, журналов полученных и выставленных счетов-фактур, книг продаж и покупок.
Обмен электронными документами в ООО «Спортибэй» предлагается осуществлять с помощью программного продукта «1С: Управление небольшой фирмой» с использованием решения «1С-Такском». Чтобы максимально исключить перезагрузку документов из одной программы в другую и «ручной труд» при приеме документа в учетную систему получателя фирма «1С» и оператор электронного документооборота «Такском» разработали совместное решение «1С-Такском». Это решение является частью конфигураций «1С: Предприятия 8» — оно встроено в «1С: Бухгалтерию 8», «1С: Управление торговлей 8», «1С: Управление небольшой фирмой 8», «1С: Комплексная автоматизация» и другие наиболее массовые решения «1С»
[47, span align=»justify»>] .
В общем виде схема обмена электронными документами в системе «1С: Управление небольшой фирмой» приведена на рисунке 3.2.
Рисунок 3.2 — Схема обмена электронными документами в системе «1С: Управление небольшой фирмой»
В этой схеме исключен самый трудоемкий этап общего контура обмена электронными документами. Интегрированное решение не только выполняет все необходимые функции, включая отправку и прием документов, но и самое главное — на основе полученных электронных документов автоматически формирует документы информационной базы «1С: УНФ 8». Таким образом, можно выделить следующие преимущества такой организации документооборота:
) вся работа с документами ведется в привычном интерфейсе «1С:Предприятии 8»;
) нет необходимости отдельно устанавливать и обновлять программу оператора электронного документооборота или работать на его веб-ресурсе;
Внедрение новых банковских технологий в России (на примере ОАО ...
... банковские технологии в России находятся на начальной стадии их использования, и лишь немногие банки активно занимаются их внедрением. Внедрение инновационного менеджмента как последнего слова в банковском управлении ... электронному ... работы и предоставления услуг. С переходом к рыночной экономике российские кредитные организации стали активно использовать в своей практике новейшие банковские технологии, ...
) поддерживается обмен не только счетами-фактурами, но и другими документами — накладными, актами, счетами, заказами и т.д.
Подключение обмена электронными документами с применением «1С-Такском» происходит на основании заявки. Функциональность обмена уже есть в программе «1С: УНФ 8» в «спящем» режиме. Чтобы ее активизировать нужно заполнить заявку в личном кабинете пользователя на сайте #»justify»>После обработки заявки (обычно процедура занимает не более одного рабочего дня) в личном кабинете пользователю будет предоставлен
Идентификатор участника обмена электронными документами
.
Следует еще раз подчеркнуть, что для обеспечения юридически значимого электронного документооборота необходимо использовать электронную подпись. В данном случае подойдут любые сертификаты, которые выданы удостоверяющим центром, входящим в сеть доверенных центров ФНС России. Такой сертификат можно получить, к примеру, у регионального представителя компании «Такском» на сайте #»justify»>Чтобы иметь возможность подписывать документы нажатием одной кнопки, не выходя из «1С: УНФ 8» и, не переключаясь в другие режимы, сертификат электронной подписи (вернее, только та его часть, которая может передаваться и храниться в незащищенном режиме) должна быть перенесена непосредственно в программу. Для этого следует указать, откуда программе следует взять этот сертификат. В общем случае разработчики «1С» рекомендуют загружать сертификат из хранилища личных сертификатов пользователя операционной системы.
Для каждого сертификата (а по сути — для конкретного должностного лица, имеющего право подписи) следует указать список документов, которые он имеет право подписать.
Следующий этап тоже выполняется в программе «1С: УНФ 8», он несложен технически, но потребует больше времени на реализацию. Речь идет о том, чтобы договориться со своими контрагентами об обмене счетами-фактурами и другими документами в электронном виде. Обмен электронными счетами-фактурами предусматривает обязательное участие в процессе третьей стороны — оператора электронного документооборота — компании «Такском».
Список контрагентов, с которыми ООО «Спортибэй» планирует перейти на безбумажный документооборот, будет вестись в форме «Соглашение с контрагентами об использовании электронных документов» (через операторов ЭДО).
Добавив нового контрагента в этот список, можно сразу же отправить приглашение к электронному взаимодействию.
В первое время, при привыкании к новому сервису, возможно пользователям будет удобно просмотреть полученный счет-фактуру в привычном виде — как на бумаге. Для этого в программе реализован режим просмотра электронного документа, который представляет информацию в привычной печатной форме и содержит список установленных электронных подписей на документе. Содержимое формы можно распечатать, причем к распечатке будет приложен дополнительный лист с перечислением электронных подписей, можно сохранить на диск — в этом случае сохраняется не только сам электронный документ, но и установленные подписи в виде дополнительных файлов.
Также необходимо отметить, что «1С: УНФ 8» поддерживает защищенный обмен документами произвольной формы, например, договорами или актами сверки. Для этой цели предназначен отдельный вид данных, который называется «Произвольный электронный документ». По сути, он является аналогом обычного электронного письма и позволяет заполнить сопроводительную записку, вложить необходимые файлы, установить электронную подпись, направить документ в адрес контрагента и пр.
Таким образом, в системе «1С: УНФ 8» имеется целый набор полезных сервисных функций, которые делают процесс движения электронных документов удобным, понятным, юридически значимым и прозрачным даже для неопытных пользователей.
Для того чтобы начать обмен юридически значимыми первичными документами с контрагентами, необходимо в обязательном порядке заключить сторонами
Соглашение об обмене электронными документами
. Оно может быть заключено как в виде отдельного документа, так и в виде дополнительного соглашения к конкретному договору поставки. В первом случае электронными документами можно обмениваться в рамках любого договора с контрагентом, во втором — только в рамках того договора, к которому заключено дополнительное соглашение. Данное Соглашение может быть заключено на любой срок.
В Соглашении об обмене электронными документами необходимо прописать:
1)
вид используемой электронной подписи;
2)
порядок и последовательность подписания электронных документов;
)
действия сторон в случае непринятия другой стороной документа по техническим причинам;
)
условия взаимодействия участников с удостоверяющим центром (аккредитованным удостоверяющим центром);
)
условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными аналогичным документам, подписанным собственноручно.
Таким образом, в данном подразделе выпускной квалификационной работы рассмотрен процесс обмена электронными документами в «1С» с использованием решения «1С-Такском». При этом обязательным условием использования юридически значимого электронного документооборота является наличие у пользователя сертификата электронной подписи. Получение такого сертификата электронной подписи возможно у регионального представителя компании «Такском».
Также важно отметить, что для обеспечения правомерности и юридической значимости обмена электронными документами с контрагентами (поставщиками) необходимо подготовить и оформить ряд документов:
) внести изменения в учетную политику компании — предусмотреть возможность использования электронных документов;
) подписать с каждым контрагентом, с которым планируется обмен электронными документами, Соглашение об электронном обмене;
) обратиться к любому партнеру фирмы 1С (франчайзи) и заключить с ним необходимый лицензионный договор на право использования программного обеспечения компании «Такском» для обмена электронными документами. Право использования программного обеспечения компании «Такском» оплачивается по итогам расчетного периода через партнера «1С».
После выполнения этих условий в ООО «Спортибэй» можно начинать юридически значимый обмен электронными документами.
.3 Оценка экономической эффективности проекта
Внедрение автоматизированной информационной системы управления в ООО «Спортибэй» сопряжено с капитальными вложениями на приобретение программного обеспечения, выполнение подготовительных работ и подготовку кадров. Поэтому внедрению должно предшествовать экономическое обоснование эффективности внедрения проекта.
Классические методы оценки эффективности инвестиционных проектов предполагают необходимость оценки «доходной» и «затратной» части проектов с последующей их интеграцией при расчете обобщенного «денежного потока» проекта. Оценка «затратной» части не представляет существенной сложности. Проблемы возникают в оценке результатов, эффектов от реализации автоматизированной информационной системы, т.е. оценки «доходной» части.
Большинство авторов, исследовавших данную проблему, сходятся во мнении, что невозможно выразить полный эффект от внедрения системы автоматизации в деньгах. Предлагается выделять косвенные показатели эффективности, которые отражаются на результатах производственно-хозяйственной деятельности не непосредственно, а за счёт повышения уровня управления, оперативности и действенности принимаемых решений, совершенствования всей информационной системы объекта, т.е. косвенным путём
[].
Косвенными показателями, которые дает программа «1С: Управление небольшой фирмой 8» руководству ООО «Спортибэй», являются следующие:
) реальная польза от автоматизации — уже через несколько дней или недель;
) одна программа заменяет десятки таблиц, документов и отчетов на столе и на компьютере — все данные регистрируются и хранятся в единой информационной базе. Программа помнит все — каждого покупателя, цены, скидки, заказы, обязательства, договоры;
) информация для принятия решений — по одному нажатию мышкой:
—
«Движение денежных средств»;
—
«Платежный календарь»;
—
«Доходы и расходы, прибыли и убытки»;
—
«Расчеты с дебиторами/кредиторами»;
—
«Состояние заказов»;
—
«Динамика и анализ продаж»;
—
«План-график работ» и «Загрузка ресурсов»;
—
другие управленческие отчеты;
) оперативный контроль деятельности путем ведения графиков выполнения работ и производства, загрузки ресурсов, отгрузок и поставок товаров, нарядов и заданий сотрудников;
) широкие возможности для планирования деятельности — финансовое планирование (бюджетирование), планирование продаж, загрузки персонала, загрузки ресурсов предприятия и пр.;
) труд руководителей и сотрудников становится более производительным — за счет автоматизации рутинных операций, быстрой и удобной подготовки информации для принятия решений на разных уровнях;
) программа не перегружена излишними возможностями, в ней реализовано все только самое необходимое для учета, контроля, анализа и планирования в малом бизнесе;
) доступ к информации из любой точки земного шара — через Интернет.
Первым этапом расчета экономической эффективности внедрения «1С: Управление небольшой фирмой 8» в ООО «Спортибэй» является оценка предварительных затрат на внедрение.
Ключевые статьи расходов на внедрение проекта следующие:
1)
стоимость лицензий на программное обеспечение «1С: Управление небольшой фирмой 8»;
)
затраты на обучение сотрудников.
Затраты на внедрение проекта автоматизированной информационной системы управления в ООО «Спортибэй» приведены в таблице 3.1.
Таблица 3.1 — Затраты на внедрение проекта
[], [], []
№ п/пНаименование Стоимость, руб.1Лицензия на ПО «1С: Управление небольшой фирмой 8» на 7 рабочих мест
37 0006Электронный идентификатор «Rutoken» 32K1 0007Затраты на обучение сотрудников — 7 пользователей9 450ИТОГО46 860
Исходя из данных, представленных в таблице 3.1, общая сумма затрат на внедрение в компании «1С: Управление небольшой фирмой 8» и электронной подписи составляет 860 рублей.
Экономическая эффективность внедрения рассчитывается исходя из увеличения производительности труда пользователя, а также сокращения затрат на расходные материалы.
Сравнительная оценка затрат времени на выполнение пользователями основных операций до и после внедрения «1С: УНФ 8» приведена в таблице 3.2.
Таблица 3.2 — Таблица работ пользователей до и после внедрения «1С: УНФ 8»
№ п/пНаименование работыВремя до внедрения 1С: УНФ 8, мин.Экономия времени, мин.Повышение производительности труда, %1Обработка заказа 3010502Проведение расчетов531503Подготовка и печать отчетов30151004Анализ и выборка данных462077
ИТОГО11148377
Экономия, связанная с повышением производительности труда пользователя, определяется по формуле (1):
Э
пр. = ЗПср. * ПРоб. / 100 %,(1)
где Э
пр. — экономическая эффективность за счет увеличения производительности труда пользователя;
ЗП
ср. — среднегодовая заработная плата пользователя;
ПР
об. —общее повышение производительности труда пользователя.
В свою очередь, повышение производительности труда пользователя рассчитывается по формуле (2):
ПР
об. = Т1 / (Т1 — Т2) * 100%,(2)
где Т
1 — время, которое затрачивалось пользователем для выполнения операции до внедрения «1С: УНФ 8», мин.;
Т
2 — экономия времени после внедрения «1С: УНФ 8», мин.;
Если учесть тот факт, что среднегодовая заработная плата пользователя составляет 600 руб., то можно рассчитать экономический эффект за счет увеличения производительности труда пользователя:
Э
пр. = 600 * 377 % / 100 % = 972 руб.
Таким образом, экономическая эффективность внедрения проекта, полученная от увеличения производительности труда пользователя, составляет 972 руб.
Следующий компонент экономической эффективности внедрения проекта — сокращения эксплуатационных расходов.
На основе наблюдения выявлено, что на одного сотрудника организации в среднем приходится страниц в день.
Расходы на бумагу (Р) можно рассчитать по формуле (4):
Р = N
дн. * Nстр.* Qп.л. * Nпольз., (4)
где N
дн. — количество рабочих дней;
N
стр. — количество страниц в день, которое обрабатывает один сотрудник;
Q
п.л. .— стоимость одного печатного листа бумаги;
N
польз. — количество пользователей в системе.
Если учитывать, что средняя стоимость одного напечатанного в организации листа бумаги составляет 0,38
руб., а количество рабочих мест при внедрении «1С: УНФ 8» -7, то можно рассчитать количество сэкономленных денежных средств на расходы на бумагу.
Расходы на бумагу = 30*25*0,38*7 = 1 995 руб. в месяц.
Таким образом, ежемесячная эффективность внедрения проекта составляет 967 руб., а если учитывать, что затраты на внедрение проекта составляют 860 рублей, то можно в уверенностью утверждать, что разработанный проект эффективный.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведенные исследования особенностей системы документационного обеспечения управления ООО «Спортибэй», а также разработанный проект по совершенствованию работы с документами, позволяют сделать следующие выводы:
. В результате исследования теоретических основ организации электронной торговли в России выявлено, что данная сфера коммерческой деятельности является наиболее динамичным и перспективным на данный момент видом дистанционной торговли. Наиболее крупными окончательно сформировавшимися системами электронной торговли на сегодняшний день являются: «Бизнес — Бизнес» (B2B); «Бизнес — Потребитель» (В2С); «Бизнес — Правительство» (B2G); «Потребитель — Правительство» (С2G).
Выбор формы электронной торговли определяются в зависимости от взаимоотношений участников экономического процесса.
Главной проблемой современного законодательства в области электронной торговли является недостаточное нормативно-правовое регулирование, в частности, отсутствие федерального закона «Об электронной торговле».
. В процессе исследования особенностей документального оформления торгово-закупочной деятельности ООО «Спортибэй» определено, что документооборот компании по большей части образуют документы, возникающие в процессе осуществления торгово-закупочной деятельности. К основным документам относятся:
) план закупок;
) деловое письмо-предложение о сотрудничестве поставщикам;
) договор поставки и приложения к договору:
спецификация товара (реже — график платежей и график поставок);
дополнительное соглашение к договору поставки;
протокол разногласий;
протокол согласования разногласий;
) акт о приемке товаров (унифицированная форма ТОРГ-1);
) акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (унифицированная форма ТОРГ-2);
) акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика (унифицированная форма ТОРГ-5).
Реализация товаров спортивного питания по всей территории России в основном производится через web-сайт интернет-магазина Спортибэй путем заполнения формы заказа. В связи с этим web-сайт рассматривается как компонент системы документационного обеспечения управления ООО «Спортибэй». Сайт реализован на базе «1С: Битрикс: Управление сайтом» и полностью совместим с программными продуктами «1С».
. В результате исследования системы документационного обеспечения управления интернет-магазином Спортибэй выявлены две основные проблемы при осуществлении торгово-закупочной деятельности:
) отсутствие электронной подписи, что за собой соответствующие материальные затраты при передаче важных документов между розничными магазинами компании;
) отсутствие единой системы учета торгово-закупочной деятельности.
. Выявленные проблемы определили меры по совершенствованию системы документационного обеспечения управления в ООО «Спортибэй»:
внедрение электронной подписи;
внедрение интегрированной автоматизированной информационной системы, сочетающей в себе автоматизацию управления важнейшими бизнес-процессами организации и управление web-сайтом интернет-магазина.
Обмен электронными документами в ООО «Спортибэй» предлагается осуществлять с помощью программного продукта «1С: Управление небольшой фирмой» с использованием решения «1С-Такском». «1С: Управление небольшой фирмой 8» является интегрированной системой: кроме торговли в интернете программа позволяет построить комплексный управленческий учет в организации, причем не только по ее Интернет-части (с программный продуктом «1С: Битрикс: Управление сайтом»), но и по реальным магазинам и складам. Можно вести учет товаров, работ и услуг, основных средств, расчет зарплаты, производство, управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) и продажи, бюджетирование и финансовый учет, архив документов, расчет себестоимости, подключать сканеры штрих-кодов, кассовые аппараты и т.д.
5. Выявлены косвенные выгоды от внедрения «1С: Управление небольшой фирмой 8»:
—
возможность повышения эффективности работы организации путем предоставления руководству широкого спектра инструментов для управления, а сотрудникам — новых возможностей для продуктивной ежедневной работы;
—
автоматизация бизнес-процессов уже через несколько дней или недель после установки;
—
замена десятков таблиц, документов, отчетов на столе и компьютере одной программой, регистрация и хранение всех данных в единой информационной базе;
—
быстрое получение всей необходимой для принятия решений информации о покупателях, ценах, скидках, заказах, обязательствах, договорах;
—
оперативный контроль деятельности — возможность ведения графиков выполнения работ, отгрузок и поставок товаров, нарядов, заданий сотрудникам;
—
широкие возможности для планирования деятельности — возможность финансового планирования (бюджетирования), планирования продаж, загрузки ресурсов, загрузки персонала предприятия и т.д.;
—
увеличение производительности труда руководства и сотрудников благодаря автоматизации рутинных операций, возможности быстро готовить информацию, необходимую для принятия решений на разных уровнях.
При расчёте проекта внедрения определено, что ожидаемая ежемесячная эффективность внедрения проекта составит 967 руб. при затратах на внедрение — 860 руб.
Таким образом, реализованы поставленные цели и задачи исследования.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1
Букреева Ю.А. Правовое регулирование электронной торговли в России. URL: #»justify»>2Информационно-аналитические понятия: учебно-метод. пособие / З.Н. Бетина, Д.А. Бетин. Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2004. с.
Электронная коммерция: учеб. пособие для студентов вузов / под общ. ред. Л. А. Брагина. М.: Экономистъ, 2005. 286 с.
Егоров Д. Организация системы оплаты в интернет-магазине URL: #»justify»>Кобелев О.А. Электронная коммерция: учеб. пособие для студентов вузов / О.А. Кобелев; под ред. С.В. Пирогова. 4-е изд., перераб. и доп. М.: Дашков и К, 2013. 683 с.
Сибирская Е.В. Электронная коммерция: учеб. пособие для студентов вузов / Е.В. Сибирская, О.А. Старцева. М.: ФОРУМ , 2008. 287 с.
Сапожникова Д.Н., Усманова И.В. Документирование основной деятельности интернет-магазина Делопроизводство. 2011, № 3. С.42-50.
Юрасов А.В. Электронная коммерция: учеб. пособие / А.В. Юрасов; Акад. нар. хоз-ва при Правительстве Рос. Федерации. М.: ДЕЛО, 2003. 477 с.
Кленов И. Немного об электронной торговле. URL: #»justify»>10
Электронная торговля. URL: #»justify»>11Проект Федерального закона № 47432-3 «Об электронной торговле». URL: #»justify»>Носова Н.С., Роньшина Н.И. Международные экономические отношения: конспект лекций. М.: Эксмо, 2008. 160 с.
Электронная торговля. URL: #»justify»>Понятие и сущность электронной торговли. URL: #»justify»>Дорошев Д.В. Вопросы инноваций в электронной торговле. URL: #»justify»>Семенов Ю.А. Электронная торговля в Интернет. URL: #»justify»>Омельченко В.Я., Омельченко А.П., Омельченко А.В Система межфирменного взаимодействия в процессах электронной коммерции Проблемы развития внешнеэкономических связей и привлечения иностранных инвестиций: региональный аспект: сбор. науч. труд. 2012. С 304-309.
Классификация систем электронной коммерции. URL: #»justify»>Ермолаева Н. Сфера электронного взаимодействия. URL: #»justify»>Пенкин Ю.М., Жук В.А. Системы электронной коммерции в корпоративном секторе (В2В).
URL: #»justify»>Апопий В.В. Организация торговли: учебник. URL: #»justify»>Шувалова Н.В. Электронная подпись, как необходимый атрибут электронного правительства Экономика, управление, финансы: матер. междунар. науч. конф. (г. Пермь, декабрь 2012 г.).
Пермь: Меркурий, 2012. С. 15-20.
Формы электронной торговли. URL: #»justify»>Васильев Г.А., Забегалин Д.А. Реклама в Интернете: учебник. 2008. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. с.
Федеральный закон от июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». URL: #»justify»>Проблемы документационного менеджмента и документирования деятельности корпорации: хрестоматия / сост. Е.Д. Попова, Д.В. Ланская. Краснодар: КубГУ, 2013. 347 с.
Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» URL: #»justify»>Постановление Правительства РФ от сентября 2007 г. № 612 «Об утверждении Правил продажи товаров дистанционным способом». URL: #»justify»>Новикова Н.А. Торговля через Интернет: основные требования к оформлению документов Все для бухгалтера. 2010, № 5. URL: #»justify»>Потемкина Л. «Виртуальный» подотчет: покупки в интернет-магазине Актуальная бухгалтерия. 2013, № 06. URL: #»justify»>Голоскубова Н., Клыженко Я., Пустовит М., Солошенко Л., Хмелевский И. Интернет-магазин: организация, налогообложение, учет: учебник. Харьков: Фактор. 2009.128 с.
Сухов О. Как обезопасить себя при покупке в интернет-магазине. URL: #»justify»>Товарная накладная ТОРГ-12: бумажная и электронная. URL: #»justify»>Добрюха А. Покупки через Интернет: как сэкономить и избежать подвохов Арсенал предпринимателя. 2010, № 12. С. 70-78.
Автоматизация работы интернет-магазина. URL: #»justify»>Популярные CMS для интернет-магазинов. URL: #»justify»>Официальный сайт интернет-магазина ООО «Спортибэй». URL: #»justify»>1С: Управление небольшой фирмой 8. URL: #»justify»>«1С: Управление небольшой фирмой» — для интернет-магазинов. URL: #»justify»>Защищенный документооборот для электронной торговли. URL: #»justify»>Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». URL: #»justify»>Гражданский кодекс Российской Федерации. URL: #»justify»>Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». URL: #»justify»>Налоговый кодекс Российской Федерации. URL: #»justify»>Семёнова Д. Электронная подпись как элемент информационной безопасности. URL: #»justify»>Юридическая сила документов, подписанных электронной подписью. URL: #»justify»>Обмен электронными счетами-фактурами и другими документами между организациями — как настроить и запустить в «1С: Предприятии 8». URL: #»justify»>«1С-Такском» — удобный сервис для обмена электронными счетами-фактурами и другими документами «1С:Предприятия 8». URL: #»justify»>Садыкова Ж.А. Оценка экономической эффективности внедрения автоматизированных информационных систем на предприятиях АПК. URL: URL: #»justify»>1С-Такском — обмен электронными документами 1С: Предприятия 8. URL: #»justify»>1С: Управление небольшой фирмой 8. Особенности лицензирования. URL: #»justify»>Содержание курса «Оперативное управление в малом бизнесе на основе «1С: Управление небольшой фирмой 8». URL: #»justify»>Ермоленко В.В., Ермоленко Д.В., Закарян М.Р., Приходько А.И., Матвиенко Н.В. Выпускная квалификационная работа: методические указания по выполнению дипломной работы (проекта).
Краснодар: КубГУ, 2009. 115 с.
ПРИЛОЖЕНИЕ А
Алгоритм документирования закупочной деятельности интернет-магазина Спортибэй
Рисунок А.1 — Алгоритм документирования закупочной деятельности интернет-магазина Спортибэй
ПРИЛОЖЕНИЕ Б
Формы оформления заказа через интернет-магазин Спортибэй
[]
Рисунок Б.1 — Форма оформления заказа для юридического лица
Рисунок Б.2 — Форма оформления заказа для физического лица (часть 1)
Рисунок Б.2 — Форма оформления заказа для физического лица (часть 2)
